岡田兵吾(おかだ・ひょうご)  マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー  大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。   また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。   ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

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残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

「報・連・相」は、「相談」→「連絡」→「報告」で進める

 前々回、「『はい、やり直し……』、悲惨な修正ループ地獄から脱出するには?」で「聞き手がわからないのは、話し手が伝える義務を果たしていない」と述べたように、「報・連・相」はミスをなくし、スピーディに仕事を進めるうえでも、非常に重要です。私自身、上司から求められていないのに、完成イメージがずれていないか、マメに確認するようにしています。

 しかし、「報告」「連絡」「相談」をただ実行すればいいわけではないのです。

「報告」というのは、結果が出た後に行います。「連絡」は情報と課題を共有するためです。「相談」は今後の進め方を確認するものです。

 つまり、報告と連絡は過去に起きたことです。一方で、相談は未来のことです。

 相談こそ、時間をかけて議論すべきです。

 たとえば、新しい仕事を始める場合、「期限が厳しいので、どのような点に気を付ければいいですか」「このように進めたいと考えていますが、いかがですか」と、今からどのような方法で進めるべきかを「相談」します。

 その後、仕事の進め方が相談した内容と合っているかをたびたび「確認」して、認識のズレや検討モレをなくし、要望通りに仕事を進めます。

 そして、作業の進捗具合や完了を「報告」するのです。

「相談」のタイミングを意識していないと、ある程度作業が進んでから「相談」することになるので、ほぼ確実にここで手戻りが生まれます。場合によっては、期日までに間に合わなくなったり、変更がきかなかったり、質の低い仕事となってしまいます。

 時間をかけるべき順は、「相談」→「連絡」→「報告」となるのです。高い成果につながる仕事をするためには、未来の作業に注力することが大切なのです。

「報・連・相」の他に心がけていることは、「3C」です。

 完成イメージをちゃんと共有して作業すれば、やり直しが減るのは確実です。しかしこんな簡単なことが、定着していないのが現実です。

 それは、「完成イメージ」を具体的に確認する習慣が上司と部下双方にないことに起因しています。

 さらに、「言わなくても当然わかるだろう」と思っていたり、昔ながらの「一を聞いて十を知る」ことを期待していたりすることにも原因があります。

 とにかくやり直しのループ地獄は、仕事圧縮のうえで絶対に避けたいところです。その予防策として、こちらから、「3C」の型をしこみます。

「3C」は私がつくった型ですが、上司に完成イメージを確認させて、一緒につくり出して、定期的に確認するコミュニケーションを取ることができます。つまり、未来の作業をより高い成果に導く手法です。

●「Confirm」:仕事の目的と完成イメージを確認する
●「Co-create」:完成イメージを一緒につくり出す
●「Check」:一緒につくり出したものがイメージ通りかを確認する

 仕事では、自分がつくりたいことを実現するのではなく、上司やクライアントが何を求めていて、相手が求めるものを実現しているかを「なるべく早く」「定期的に」確認していくことが重要です。

「完成イメージ」はいつもはっきりしているわけではありません。薄ぼんやりした完成イメージで、スタートしなければならないことも多いものです。そんなときは「3C」の型を活かして、完成イメージの確認と共有を常に心がけて、仕事のムダな作業を防ぎましょう。

 仕事を依頼されたとき、すぐに「3C」の型にはめます。

 仕事は依頼を受けた時点で、その場で仕事の目的と完成イメージを確認することを先ほど紹介しました。しかし「3C」は、これをさらに発展させた型です。相手が求める仕事を一緒につくりあげる手法です。

 まずは、「Confirm」として、仕事の目的、そして完成イメージを確認します。

 次に、「Co-create」です。完成イメージを依頼者と一緒につくり出すのです。依頼者の目の前で要件を確認し、依頼者のイメージを具体化させます。こうすることで、依頼者に完成イメージを一緒に作成している気にさせるのです。

 また、完成イメージをドラフト作成するときは、資料の構成、レイアウトなど過去の資料を基にその場で修正して、可能な限り詳細に具体的にイメージをつくり上げます。もし時間がない場合は、「今晩作成しますので、明日時間があるときにイメージを再確認させてください」などと伝え、早いタイミングでイメージを再確認して完成イメージを一緒に作成していくのです。

 そして、このイメージ通りに仕事ができた際に、「Check」として一緒につくり出したものが本当にイメージ通りかを確認します。

 また仕事によっては、一日二日ですべてを完成することが難しいものもあります。このような場合は、作業しやすいレベルに仕事を細分化します。作業を細分化させたときも、作業ごとに「Check」して確認します。この確認を繰り返すのです。

 作業の流れ・完成イメージを一緒に確認することで、依頼者が望む通りの成果物がつくれるのです。万が一、作業にずれが生まれても、都度確認するので、容易に軌道修正ができます。「3C」の型を最速で回すことで、さらに仕事をスピードアップすることができるのです。

「報・連・相」だけでなく、「3C」の型を積極的に活用することで、依頼者の望む仕事を最速でこなしていくのです。

■参考文献
部下の怒声で一念発起!
明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」