ルールによって仕事の生産性を低下させてしまうことも…(写真:坂野友彦 / PIXTA)

今年度も残すところ半月。4月から新しく管理職になる人は、そろそろ内示を受けたころでしょう。
ですが、「管理職1年目」には失敗がつきものです。特に、プレイングマネジャーの場合、部下を管理しながら自らの成果も求められるため、仕事量が急激に増えるケースがほとんどです。
日米両方のグローバル企業での豊富なマネジメント経験を基に、『管理職1年目の教科書』を上梓した櫻田毅氏が、高速で仕事を処理し、かつ確実に成果を出す外資系マネジャーの仕事術を紹介します。

「A4紙1枚ルール」の笑うに笑えない話

業務の効率化や生産性の向上のために、仕事の進め方に関して何らかの社内ルールを定めている職場をよく見かけます。資料はA4サイズの紙1枚にまとめるべしという「A4紙1枚ルール」などがその代表例でしょう。背景には、要点を端的に整理することによって、短時間で本質的なことを伝えようとする考え方があります。


面倒くさいルールなどなくても、社員の判断で生産性高く仕事が回っていくような組織が理想ですが、経験豊富な経営者や管理職の的確な知見をもとにした、仕事をより円滑に進めるためのルールであれば、それは組織にとってのプラス要因になりえます。

ただし、社内ルールの運用にあたっては、管理職やグループリーダーなどの立場にある人が十分に気をつけなければならないことがあります。

良かれと思って作ったルールによってメンバーの行動が制限され、かえって仕事の生産性を低下させてしまうことがあるからです。逆に、ルールをうまく使うことでメンバーの行動の裁量を保証し、より仕事を円滑に進めることもできます。

「A4紙1枚ルール」について、メーカーに勤める友人の時田さん(仮名・50代)から笑うに笑えない話を聞いたことがあります。

ある日、部内の打ち合わせで配付されたA4紙1枚の資料の文字が、老眼進行中の身にはきついほど小さかったのです。そこで、資料を作成した部下に聞くと、どうしても内容を削れなかったため、A3サイズで作成してA4サイズに縮小コピーしたとのこと。「A4紙1枚ルールですから」と。

「お前、そういうことじゃないだろ」と言っても、「前の部署ではこれでよかったんですけど」と不満そうな顔をしている。時田さんは、「ウチの会社、大丈夫か」と不安になったそうです。

「A4紙1枚ルール」の趣旨を理解している人は、目的と結論を最初に書き、結論に至る根拠を箇条書きで続けるなどして、うまくA4紙1枚に収めようとします。それを繰り返しているうちに、枝葉末節にとらわれずに本質を的確に伝える力も鍛えられていきます。

しかし、ルールの趣旨を理解していない人は、形式的なつじつま合わせに走ってしまいます。時田さんの部下のように、縮小コピーしたり、文字サイズを8ポイント(極小)に下げたり、印刷余白をほぼゼロにするなど。

これでは本質を伝える力は磨かれず、伝えたいことも伝わりません。何より、そのような作業に費やす時間がムダです。

「束縛ルール」が社員の思考を停止させる

良かれと思って作ったルールが、完全に逆効果になっている例もあります。別の会社に勤める東さん(仮名・40代)によると、「社内会議の資料はすべて手書きにすること」というルールができたそうです。内容がわかりさえすればよく、時間をかけて体裁を整える必要などないという、業務の効率化を推し進める経営者の考えです。

しかし、東さん、「メモ程度の資料ならともかく、最終的な資料にするまでの修正や編集のことを考えれば、最初からワードやパワポなどのPCソフトを使って作成したほうが圧倒的に速いのに。キーボード入力で育った若手社員は、慣れていない手書きに四苦八苦しており、中には、PCで下書きをしてから手書きをする人もいるのですよ」。

スマホも満足に使えない年輩経営者の、「手書きのほうが速いに決まっている」という思い込みのせいで社員が右往左往しているという、こちらも笑うに笑えない話です。

なぜ、時田さんや東さんの会社のようなことが起きるのでしょうか? それは、どちらのケースも、「正解はこれ以外にはない」という思い込みに基づいた「束縛ルール」で社員の行動を制限しようとしているからです。

「絶対にA4紙1枚が正解」「絶対に手書きが正解」であるとして、それ以外の選択肢を社員から奪っているのです。社員はその時点で思考が止まってしまうため、いつのまにかルールの趣旨に関係なく、ルールを守ることが目的化してしまいます。

「束縛ルール」で仕事をさせようとする発想は、メンバーに不要のストレスを与えるだけでなく、ときとして考える力をも奪ってしまいます。

時田さんの部下も、たしかにA4紙1枚では収まりそうにない内容を、無理やり収めようと努力しているのです。でも、そんなことに時間を使うぐらいなら、2枚になってもいいから、さっさと作ってしまうほうがよっぽどましです。

「束縛ルール」より「緩和ルール」が大切

効率化や生産性向上、円滑な仕事の推進のためのルールの存在自体が悪いわけではありません。社員の行動を制限しようとする使い方に問題があるのです。

そこで、「○○を禁止する」といった「束縛ルール」ではなく、「○○してもよい」という「緩和ルール」の形でルールを定めるとよいでしょう。趣旨に則った最適な行動を一人ひとりが選択することができるようにするのです。

時田さんは、「社内会議用資料は、本質を端的に伝えるものであること」という趣旨を再度部員に徹底したうえで、「原則A4紙1枚だが、必要性があれば2枚以上でもよい」とルールを変更しました。「原則1枚」で、内容を的確に要約することへの努力を促しながらも、形式的な帳尻合わせのために不毛な努力や時間を費やす必要はないということです。

東さんの場合も、「資料は手書きとする」という紋切り型のルールではなく、「社内資料の作成に体裁調整などの無駄な時間を費やす必要はない。そのために、手書きの資料でもよいこととする」とすればよいのです。

「緩和ルール」の重要なポイントは、ルールの形をとってはいても、趣旨に則ったものであることを条件として、メンバーに行動の裁量を保障している点です。趣旨に則ってA4紙1枚にまとめる努力はするが、どうしても2枚にならざるをえないときはそうすることが可能である。スピードを優先するという趣旨を理解したうえで、手書きであれPCであれ、自分にとって速いほうを選択できるということです。

もし趣旨を理解せずに無駄なことをしているメンバーがいれば、個別に改善を促していけばよいだけの話です。そのようなやり取りを通じて、一人ひとりが趣旨の理解に努め、自分の行動を考えるようになっていきます。

チームマネジメントの原則は、自分の思い込みでメンバーを無理やりコントロールしようとするのではなく、ゴールへ向けて一人ひとりが自ら考え行動できるような環境を整えていくことです。人の行動を制限しようとする細かいルールに価値があるのではなく、その趣旨を理解して、最適なやり方を自ら考えて行動するメンバーに価値があるのです。