部下の「モンキー」を背負ってはいけない

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何が勝ち組と負け組を分けるのか。雑誌「プレジデント」(2017年3月6日号)の特集「『働き方』全課題60」では、「超一流の仕事術 全解明」として、より成果を上げるためのノウハウを各方面のエキスパートに取材。今回は、元日本IBMの木部智之氏が「仕事の優先順位」について解説する――。

■抱え込む必要のない仕事はメンバーに任せる

作業する時間に追われている人は、仕事のやり方を根本的に見直す必要があります。優先するのは、「どうすれば作業を抱え込まずに済むのか」について考える時間をつくることです。

「俺ばかりが仕事をして、ほかのメンバーは全然使えないよ」などと愚痴を言う人がいますが、それは自分自身が仕事ができないことを自慢しているようなものです。1人が仕事を抱え込んでしまうと、そこで仕事が滞留し、チーム全体の仕事が遅れる結果となります。

特に、あなたがチームのリーダーである場合は要注意です。リーダーが仕事を抱えて忙しくしていると、チームを動かすという最も重要な仕事ができなくなります。抱え込む必要のない仕事は手放し、ほかのメンバーに任せることが、チームの仕事効率を上げるポイントです。

私が影響を受けた本のひとつに、『1分間マネジャーの時間管理』(パンローリング刊)があります。この本では、仕事をモンキー(猿)にたとえ、リーダーはメンバーのモンキーを背負うべきではない、と説きます。

たとえばあるメンバーが仕事の相談にきたとき、「わかった、私が一旦預かろう」と答えれば、モンキーはリーダーの肩に乗ります。一方、「わかった、解決策をいくつか考えてきてくれ」と答えると、モンキーはメンバーの肩に乗ります。もしリーダーがたくさんのモンキーを肩に乗せてしまうと、いくら時間があっても足りず、しかも多くのメンバーがリーダーに預けたモンキーの結果を待つことになってしまいます。

■重要な予定の前後には白色をつくる

現在、私は13のチームを率い、数百人の部下を束ねています。すべてのチームを均等にみてしまうと、絶対的に時間が足りません。このため習熟度の低いチームへ集中的に時間を割くようにしています。そういうチームは大抵、「どうしたらいいですか」と聞いてきますが、私は「どうしたらいいと思う?」と聞き返します。すると次第に「こうしたいと思いますが、いいですか」という質問に変わってきます。これを続けるとチームは自立し、手がかからなくなるんです。

チームが自立すると、質問も減り、会議にも呼ばれなくなり、次第に自分の時間ができていく。そこで考える時間をつくり、大局をみるようにします。

スケジュール管理も大局的に判断したほうが効率的です。私は1週間、1カ月、3カ月の単位で、紙の手帳に予定を書き入れます。そのとき重要な予定は「濃色」、そうでない予定は「淡色」、自分の時間は「白色」にします。そして重要な予定の前後には白色をつくり、考える時間を確保するのです。

優先順位は大局的な視点から決めておかないと、「こなしていくこと」に溺れてしまいます。最近、若手社員を指導するときは「すぐにとりかかるな。まずはパソコンを閉じよう。キーボードにボンドを塗るぞ」といっています。それぐらいの意識で、仕事を振ってみてください。

▼自分が作業をせずに済む方法を大局的に考え、適切に割り振る

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木部智之
元日本IBMシニア・プロジェクト・マネージャー。1976年生まれ。2002年日本IBM入社。著書に『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』(KADOKAWA)がある。
 

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(元日本IBMエグゼクティブ・プロジェクト・マネジャー 木部 智之 構成=伊藤達也)