岡田兵吾(おかだ・ひょうご)  マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー  大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。   また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。   ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

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残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

ルールを共有しておくと、仕事の生産性を上げることができる

 1日の平均メール受信数は50件超が56.5%との調査結果があります。1日100通以上のメールが届くビジネスパーソンも珍しくないと思います。

 多くのメールは、「報告」「相談」「お願い」の3つに分類されます。この中で意思決定が必要なのは、「相談」や「お願い」のメールだけです。

「相談」や「お願い」のメールは、だいたい次の2つのパターンに当てはまります。

(1)「承認を求める」パターン
 相手に許可をもらうためのメールです。いわゆる「○○してもよろしいでしょうか」というお伺いのメールであり、「YES」「NO」の返信を求めるものです。

(2)「依頼・要請する」パターン
 助けを求めるメールです。「電話をください」「会える時間をつくってください」「○○について教えてください」などといったもので、助けてほしい目的がわかれば、これに応じた回答を簡潔に行えばよいものです。

 なお、メールを送信する場合は、「報告」「相談」「お願い」といった言葉をメールの件名に使って、意図や求めるアクションを明確に伝えるようにすると相手もメールを処理しやすくなります。

 たとえば、次のようなルールを共有し、お互いにメール内容がひと目で確認でき、また検索しやすいように工夫してみましょう。

(1)メールの件名には日時を、YYYY-MM-DDフォーマットで記載する(例:2018-01-18)。これによって、メールを日時でソート検索できるようになる。

(2)「報告」「相談」「お願い」「アクション」「ステータス」「議事メモ」など、他のメールにも共通して使用できる件名を使う。

(3)件名のフォーマットを共有する。
・【議事メモ】2018-01-18会計システム構築プロジェクト
・【アクション】2018-01-20顧客満足度調査

 このようにルールを共有しておくと、お互いに大量のメールから必要なメールを見つけやすく、適切なアクションがとれるようになります。さらに、メールの9割を30秒もかけずに意思決定でき、仕事の生産性を上げることができるのです。

 ところが、日本の商習慣、おもてなし精神でもあるのですが、日本でのビジネスメールは、時候の挨拶を入れるなど、毎日一緒に仕事をしている相手に対しても丁寧すぎる文章を書いているケースが多いです。

 かくいう私も、かつては外国人に対しても丁寧なメールを書いていました。そんな私に、元戦略コンサルタントでハーバード大卒の元上司は、たまりかねてこんなアドバイスをしてくれました。

「メールをスクロールしないと読めないので、『Noted(理解した)』『Agreed(了解しました)』とひと言で返せばいい」と。

 特に驚いたのは、偉い人からのメールでも、返信は不要ということでした。

 みんな忙しいので、普段話す機会があるときに挨拶して親しくしておけばよく、仕事のやり取りは必要最低限のコミュニケーションでかまわないと言われました。失礼にあたるのではないかと心配になりましたが、彼は、ビジネスマナーに誰よりも精通した、とても礼儀正しい謙虚な人だったのです。

 私は日本も担当しているので日本式のメールも書いています。しかし社内やパートナー企業に関しては、ムダな前置き挨拶や言葉は減らして、リアルタイムに即レスしてほしいと事前にお願いするようにしています。最初は驚かれましたが、こちらのほうが時間がかからないと、喜ばれています。

 仕事の9割は3分で終わります。すぐに判断できるものは、その場で処理してしまって、プロジェクト全体もスムーズに進むように協力することが必要です。判断を先送りしないで、その場その瞬間に仕事を処理し、案件を片付けることが大切なのです。

■参考文献
1日の平均メール受信数は50件超が56.5%(読者アンケート)