メール返信は「1行」でスピーディーに!

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優秀なエリートには共通点がある。彼らは「真面目に、我慢して、一生懸命」ではなく、「ラクして速く」をモットーに、効率よく結果を出し続けている。まじめさと仕事のパフォーマンスは比例しない。24年間で5万人以上のクビ切りを手伝い、その一方で、6000人を超えるリーダー・幹部社員を選出してきた松本利明氏の新刊、『「ラクして速い」が一番すごい』から、内容の一部を特別公開する(構成:中村明博)

スピードアップの秘訣は、
メールの使い方にあり

 仕事をラクして速く進めるためには、心理的に負担がなく、着手しやすい仕事から進めていきましょう。

 何事も最初の5〜10分が肝心。ここがスムーズに進めば、気分が乗り、リズムが出てきてラクに仕事が進んでいきます。

 では、着手しやすい仕事をどんな優先度で進めるべきか。

 自分1人で完結する仕事ではなく、「相手がいる仕事」から進めていきましょう。報告書や提案書の作成といった提出期限が定められている仕事や、リーダーであれば、メンバーからの相談や決裁などの判断業務です。

 仕事の相手はあなたが判断してくれない限り、作業が進みません。そのため、仕事の締め切りが近くなると矢のような督促がきます。それがあなたの心や仕事全体の進捗を乱すことになります。

 相手は、状況が見えないことが一番不安なのです。

 しかし「相手がいる仕事」から着手すれば、横やりを防げるだけでなく、相手からは感謝され、あなたの評判も上がります。また、指示を出し切れば、「後は自分の仕事だけ」と心理的な負担がなくなり集中できます。

 では具体的に何をすべきか。ポイントはメールの使い方にあります。返信は同僚・同期であれば、「承知しました」「そのまま進めましょう」「課長に確認して返信しますね」などひと言で問題ありません。

 大事なことは仕事の流れを止めないことです。短文でもOK。あなたからの返信がないことで滞とどこおるのが一番のリスクです。

「お世話になります」「よろしくお願いします」などの定型文はいりません。余計な文章があると内容がわかりにくくなります。

 私が見てきた6000名以上の優秀なリーダーは、共通して社内での承認、確認事項は1行で返信していました。あなたもマネしてみてください。意外と誰も失礼とは思わないものです。

■参考記事
「5万人のリストラ」から見えた万年平社員の共通点とは?

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