IT化で目指すのは「単なる省力化ではなく、ビジネスの変革や創出」という認識はすでに広まっているだろう。しかし、業務(とくに事務作業)を効率化する余地はまだ大きいし、それが企業に大きな変革をもたらす可能性がある。その推進役として脚光を浴びているのが「RPA(Robotic Process Automation、ロボットによる業務自動化)」である。企業内の随所に残っている非効率な手作業を、ソフトウェア(RPAツール)を使って自動化する。

 RPAが注目される背景にあるのは、企業における長時間労働抑制の動きと、人材不足である。労働時間を減らし、しかも人員増が難しいとなれば、効率を上げるしかない。これまで効率化が遅れていたPCを使った事務作業、いわゆるホワイトカラー業務を改善できれば大きな効果が得られる。

 これまでのように終身雇用の正社員が大部分を占め、業務に大きな変化がない企業では、仮に社員の生産性を上げてもそれだけでは人件費の削減効果は少ない。しかし、企業の競争環境がめまぐるしく変化する現在では、新たな製品やサービスを生み出す業務に柔軟に人材を配置しなければ市場で生き残れない。事務作業の自動化による効率化は、避けて通れなくなっているのだ。

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AI技術の活用も視野に

 RPAが注目されているもう一つの理由は、ツールの製品数が増え、機能が充実してきたことだ。

 RPAツールは、これまでは人がパソコンに対して行っていた操作を自動化する。「ロボット」と呼ぶこともあるが、実体はソフトウェアである(ソフトウェアロボット)。Excelマクロのような一つのアプリケーション内の自動化機能とは違い、複数のアプリケーションにまたがる操作や、複数の担当者にまたがる操作も対象にできる。ツールによっては、人が行った操作を手順(「シナリオ」などと呼ぶ)として記録できるので、基本的なシナリオはプログラミングの素養がなくても作成できる。

 Webブラウザに表示されたデータの選択と抽出を行ってExcelへ転記、Excelでデータを集計し、作成したレポートをメールで送信する――こういった一連の操作をRPAツールは自動で行ってくれる。社内のワークフローシステムと連携できるものもある。

 RPAツールは画期的な新技術というよりは、少しずつ進化してきた既存技術を組み合わせたものである。ただ、機械学習や自然言語処理など最近急速に進展しているAI技術も取り入れ始めている。これにより、シナリオにない想定外あるいは例外的な処理にも対応するなど、さらに柔軟な処理ができるようになるだろう。これも大きな注目点だ。

 RPAツールの適用領域は幅広く、全社規模での業務効率化によって人材の最適配置に果たす役割は大きい。生産計画や調達計画の立案、商品発注、交通費精算などの経理処理、時間外勤務の申請承認といった労務管理など、さまざまな業務への適用が期待されている。

 「一つひとつの業務量が少ないために大きな効果が見込めないとしてシステム化が見送られてきた業務が企業にはたくさん残っている」。RPAテクノロジーズの大角暢之社長は、こう指摘する。同社はRPAツール「BizRobo!(ビズロボ)」を開発し、メガバンクや生命保険会社など国内100社以上に提供している。

 ビズロボを導入した企業の中には、1人の社員が2日間かけていた月次レポートの作成作業を自動化し、10分程度に短縮したケースがあるという。1カ月のうち2日分の業務効率化だが、効果は決して小さくない。レポート作成を自動化しただけで年間24日分、すなわち約1カ月分の営業日数に相当する労働力を他の業務に振り向ける余力を生み出した計算になる。

 これまで効率化、自動化が難しいと思われていたホワイトカラー業務にも、デジタル変革の波が押し寄せてきているのだ。

企業の枠を超え、サプライチェーン全体で業務効率を底上げ

 RPAツールはアプリケーションや担当者だけではなく、複数の企業にまたがる作業に適用することもできる。

 2000年前後に起きたサプライチェーン改革の流れに乗り、大手製造業は需要予測に基づいて販売や生産、調達、物流の計画を最適化するSCM(サプライチェーンマネジメント)システムを導入し、欠品や過剰在庫の解消を図ってきた。しかし、多くは企業内の改革が主で、社外のサプライヤーを含むサプライチェーン全体では現在も煩雑な手作業が残っている。

 例えば、何階層にもわたるサプライチェーンを構成している自動車産業。完成車メーカーなどが立てた短期や中期の生産計画や発注予定をパソコン画面で参照し、データを自社の生産計画システムなどに手作業で入力している中堅・中小のサプライヤーは珍しくない。最近は、系列外の企業にも取引先が広がるようになり、データを参照・入力するサプライヤーの負担は重くなりつつある。

 そうしたなか、サプライヤーと完成車メーカーが一体となってRPAツールの導入を検討する動きが出てきている。納入先企業が提示した計画や予定を定期的に閲覧し、システムに自動入力する汎用的なソフトウェアロボットを開発して、複数のサプライヤーに展開すれば、自動車製造のサプライチェーン全体で業務効率の底上げが期待できる。

ソフトウェアロボットを“人材派遣”

 RPAツールの利点の一つは、業務量の大きな増減や短期集中業務などに対応しやすいことだ。

 生産年齢人口の減少に伴って人材採用に難儀しかねない中堅・中小企業を支援するため、RPAツールを活用した新手の“人材派遣”ビジネスに乗り出すところも出てきた。中国電力子会社のエネルギア・コミュニケーションズ(エネコム)である。

 同社は2017年11月、ソフトウェアロボットをネットワーク経由で提供するクラウドサービス「エネロボクラウド」を始めた。「Excelの所定のカラムにデータを入力する」といった処理を1ステップと換算し、ステップ当たり月額0.05円でソフトウェアロボット「エネロボ」を企業に貸し出す。

 ユーザー企業は最初にエネロボに作業を覚え込ませれば、業務の繁閑に応じてエネロボの台数を柔軟に増減できる。必要な時に必要なだけ、作業のやり方を知っている労働力の確保が可能になるわけだ。期末や年度末などの繁忙期にエネロボを夜通し稼働させることもできる。決算処理のように特定の期間だけ必要な業務なら、当該業務を教えたエネロボをその期間だけ利用するといった使い方も可能だ。

 人材派遣や短期雇用などで担当者が入れ替わると、作業手順やノウハウの継承ができないという課題がある。従来マニュアルがなく明文化されていなかった業務をRPAツールに蓄積することで、ずっと同じ人物を業務に張り付けたり、人が変わるたびに業務を説明したりする手間が省ける。

 このように、RPAツールは使い方次第で企業を大きく変える可能性を秘めている。業務の最前線で事務処理などに当たっている社員から「ロボットの手も借りたい」という声が上がっていないだろうか。そうした現場の声を吸い上げることが、ホワイトカラー業務におけるデジタル変革の第一歩になる。

 

 

筆者:栗原 雅