どんなにイヤな仕事でも、 まず「わかりました」と言う

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優秀なエリートには共通点がある。彼らは「真面目に、我慢して、一生懸命」ではなく、「ラクして速く」をモットーに、効率よく結果を出し続けている。まじめさと仕事のパフォーマンスは比例しない。24年間で5万人以上のクビ切りを手伝い、その一方で、6000人を超えるリーダー・幹部社員を選出してきた松本利明氏の新刊、『「ラクして速い」が一番すごい』から、内容の一部を特別公開する(構成:中村明博)

「NO」を言わずに、
スマートに断る5つのテクニック

 「これやってくれないか、急ぎで」

 あなたの都合を無視して、上司、取引先、部下・後輩は仕事を依頼してくるものです。余裕があるときならいいのですが、忙しいときに限って仕事の依頼が重なります。

 「NO」と言えればどんなにラクか。断る勇気はなかなか持てないものです。でも、断らなくていいのです。相手は自分の仕事を期待通りに誰かがやってくれれば満足します。

 ただ「断る」のではなく、「どうすれば依頼主の仕事が進むか」を伝えてあげるのです。5つのテクニックを解説しましょう。

(1)断る場合でもまず「わかりました」と言う

 大事なことは「受ける・受けない」にかかわらず、相手とスムーズなやりとりをすることです。人は存在を認めてくれないことを一番嫌います。いきなりNOを言うのはやめましょう。相手が上司、他部署ならなおさらです。逆に、立場を利用してごり押ししてくるでしょう。ムダな時間と労力がかかり、ストレスもたまります。

 どんなにイヤな仕事であっても、ひと呼吸置いて、「わかりました」と最初に言うのです。受ける・受けないの前に、「依頼内容はわかった」と言えば相手の心はいったん落ち着きます。「わかりました。締め切りはいつですか?」と受ける前提で納期を聞き、自分の状況を整理します。

 最初に相手を受け入れながら自分の意見を主張する「YES/BUT法」で行きましょう。断る場合でも、代案となる解決策をつければ相手は怒らないので、最低限のやりとりですみます。

(2)いつならできるかを言う

 今すぐあなたが着手できなくても、最終ゴールは先のときがあります。「今の仕事の次に着手すれば、午後4時には仕上げられますが、間に合いますか?」と、自分の仕事の具合を伝えたうえで、いつまでならできるかを伝えてみましょう。

 急ぎと言っても、実はそこまで急ぎでないことも多いのです。仕事の最終の締め切りを確認したうえで対応しましょう。

(3)予定を確認したうえで、いつまでに返事するかを言う

 他部署からの依頼の場合、上司の確認が必要など、仕事を受ける・受けないを即答できないときがあります。「予定を確認して折り返します」だけでは不十分で、相手はいつ返事がくるかがわからないと不安になるもの。しかし「○時までに返事をします」と伝えれば相手は安心します。不安なときは1分1秒が長く感じるものです。相手のストレス軽減と時間の有効活用の面からも、しっかり伝えましょう。

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