エクセルは「11センチ×18センチ」の 大きな電卓でチェック!

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優秀なエリートには共通点がある。彼らは「真面目に、我慢して、一生懸命」ではなく、「ラクして速く」をモットーに、効率よく結果を出し続けている。まじめさと仕事のパフォーマンスは比例しない。24年間で5万人以上のクビ切りを手伝い、その一方で、6000人を超えるリーダー・幹部社員を選出してきた松本利明氏の新刊、『「ラクして速い」が一番すごい』から、内容の一部を特別公開する(構成:中村明博)

なぜ、あえて電卓を使うのか?

 エクセルで大量のデータを扱うときは注意が必要です。エクセルのシート自体に何らかの異常があると、集計の確認ができないからです。

 特に怖いのは、今まで普通に集計できていたのに、音もなくファイルが破損し、エラーが出ないのにグラフや集計結果がズレるときです。

 数式や数値、テキストなどの入力データエラーは、縦横両方での集計やグラフ化でわかりますが、ファイル自体が壊れると、数式やグラフだけでは判断できません。そこで登場するのが電卓です。

「1%」をピックアップしてチェック!

 電卓で縦、横、すべて再計算して確認すると、目では追えないミスまで発見できます。時代に逆行しているように感じるかもしれませんが、電卓でなければ確認できないこともあります。

 ただ、1000人分のデータなど、データ量が多いときは電卓ですべてをチェックすることはできません。目安は1%。1000人であれば、10名程度をシートからピックアップしてチェックすればいいでしょう。

「合計」などキーになる集計は、うっかりミスではすまされないので、必ず2人でダブルチェックすると安全です。

 ポイントは大きな電卓を選ぶことです。横11センチ×縦18センチの電卓をオススメします。経理の机の上によくあるサイズで、メーカーにより少し差がありますが、「ナイスサイズ」と言われる大きさです。

 電卓はPCやスマホのアプリにもありますが、入力に手間がかかるのでムダに時間がかかります。

 大きな電卓ならラクに速く入力できます。すぐ慣れてブラインドタッチで入力できるようになり、さらに時間がかからなくなります。ソーラーバッテリーの機種も多く、壊れにくいのも魅力です。

 集計表やグラフにミスがあると、他の正しい内容まで疑われてしまいます。急がば回れ。大きな電卓を活用してチェックする習慣をつけましょう。

■参考記事
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