田中氏が手掛けたキオスク。コンファレンス参加者の脳を活性化させるための仕組みだ


 バブル経済崩壊以後の「失われた25年」において、一部の勝ち組企業と大多数の負け組企業に両極分化し、全体として見ればグローバル市場におけるプレゼンスを低下させ続けている日本企業。その要因については、これまで多くの識者が論じてきた。

 しかし、意外なまでに触れられていないポイントがある。それは、日本企業の「会議・研修」のあり方だ。

 日本コンファレンスセンター協会・会長の田中慎吾氏(69)は、「会議・研修における“成果”へのコミットが経営の成否を握る」と唱える。今回は、1980年代から一貫して、日本の産業界の会議・研修の変革に取り組んできた田中氏に、お話を伺った。

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非生産的な日本企業の「コンファレンス」

日本コンファレンスセンター協会・会長の田中慎吾氏


 田中氏は、日本におけるコンファレンスビジネスの第一人者である。これまで「ソフィテル」(アコーホテルズ)、「プリンスホテル・グループ」などと契約し、それらのホテル群を舞台に、グローバル企業を中心にコンファレンス(会議・研修)の企画・運営を請け負ってきた。クライアント企業はその多くがリピーターになるなど、高い評価を得ている。

「通常、300人以下の会議や研修をコンファレンス(Conference)と呼びます。いわゆるコンベンション(Convention)は、それ以上の規模のものを指し、『モノ』を対象にしているという点で、『人』を対象にするコンファレンスとは異なります」

 田中氏によれば、日本の大多数の企業のコンファレンスは非生産的なものだという。

 その最大の要因は、「個々の会議や研修の所期の目的を達するために、どんな“環境”が必要か?」という視点が最初から欠けていることにある。

 たとえば、日常業務が繁忙を極めている時、社内の会議室に集められて、新商品や新事業の企画を検討するなどということがある。

 しかし、頭の中は「もうすぐ月末だけどノルマは達成できるかな」とか「顧客からのクレーム、どう対応しよう」といった心配でいっぱい。携帯電話はひっきりなしに鳴り気分はイライラするばかり・・・おまけに、隣の会議室からは、成績不振の部下を叱り飛ばす幹部の怒号が轟き、ますます気が滅入ってくる。

 そんな状態の中で、「顧客の心をときめかすような夢に満ちたプランはないか?」などと言われても無理な相談だ。結局、ああでもない、こうでもないと非生産的な時間が流れ、ろくなプランも出ないまま解散。みんな「やれやれ」と一目散に日常業務へと戻ってゆく。

 研修も同様だ。泊りがけの集合研修のために自社の研修センターに行くよう命じられて、ウキウキした気分になる人はどれだけいるだろうか?

 従来の日本企業には、どうすれば会議や研修の生産性を上げることができるかという発想は基本的になかったと言ってよい。「やる気」と「根性」さえあればいかなる環境下でも会議や研修は成立するというのが大多数の経営者の考え方だったからだ。しかし、こうした戦後復興期のような価値観で、現在、グローバル社会の「勝ち組」になり得ている企業は果たしてどれだけあるだろうか?

コンファレンスビジネスとは何か?

「ミーティングプランナー」と呼ばれる専門家がいる。会議や研修の所期の目的達成をミッションとし、それを最も効果的・効率的に実現し得る会場の選定や手配などを行うコンファレンスのプロフェッショナルだ。生産性の高いコンファレンスを行う企業は「ミーティングプランナー」の力を活用している。

 その一方、研修所やホテルなどの施設側にも、同じミッションを有するプロフェッショナルが必要となる。依頼のあったコンファレンスに関して、最適なプログラムを構築すると共に、そのコンファレンス実施時に現場のオペレーションをサポートする「コンファレンスコーディネーター」である。

 例えば、X社で新製品の企画会議を開こうとする場合。まずX社のミーティングプランナーが、会議の目的や参加者特性に合致すると判断するY施設に打診する。Y施設のコンファレンスコーディネーターは、X社のミーティングプランナーにヒアリングし会議のプログラムを構築し提案する。

 滞在中のオンとオフのバランス、食事のメニューや供し方、インターネット環境やAV機能、会議室内のレイアウト、机やイスの種類・材質、室内の明度・温度・湿度、寝室の居住性、施設周辺の自然環境、レジャー/スポーツ施設など、あらゆるファクターが検討され、会議の目的実現に貢献するよう設計される。

 プログラムが確定したら、コンファレンスコーディネーターは、宿泊部門、レストラン部門など施設内の関係各セクションと調整を図り、コンファレンスのための施設利用に関わるすべての情報を一元的に掌握・管理する。

 生産性の高いコンファレンスは、以上のように、ミーティングプランナーとコンファレンスコーディネーターの連携のもと行われる。

 そして、「コンファレンスビジネス」とは、施設側が上記サービスの提供を通じて行う収益事業を指している。

コンファレンス成功のカギは「3つのL」

成功するコンファレンスには「

3つのL」が揃っている


 田中氏は成功するコンファレンスの要件をこう語る。「コンファレンスは、ラーニング(Learning)、リビング(Living)、レジャー(Leisure)という『3つのL』が揃って初めて所期の成果を収めることができます。共に学び、共に過ごし、共に遊ぶということですね」

 しかし、日本企業は従来、「共に遊ぶ」ことには慣れていない。「たとえば日本企業が自社の研修センターで研修を行う場合、よく“レクリエーション”と称して、決まった時間に全員でソフトボールなどをやらせてきました。しかし、そういう『強制』では息抜きにはならず、コンファレンスの成果もあがりません。プールで泳ぎたい人は泳げばいいし、温泉に入りたい人は入ればいい。要は、そこで英気を養い、爽快な気分でまたコンファレンスに臨めるようにすることです。ですから、参加者特性や実施目的に適合する形で多様な『レジャー』が楽しめる環境を選ぶことは大切です」

「リビング」という面についても同様だ。共に過ごすことでコミュニケーションを活性化することが望ましい。たとえば、食事。「あそこに行けば、またあの美味い料理が食べられる」と思えば参加者の気分は高揚するだろうし、頭の中のスイッチも、いつしか「オフ」に切り替わる。楽しい感情は発想力をアップさせ、仲間たちとの議論をクリエイティブなものにしてくれる。

コーヒーブレイクは「キオスク」で

 だから、田中氏の手がけるコンファレンスでは、コーヒーブレイクひとつをとっても、コーヒーが午後3時に画一的に供されることはない。コンファレンスの進行状況、各参加者の嗜好やコンディションに応じて、コーヒー、紅茶、ココア、煎茶、ハーブティ、ウーロン茶、各種フルーツジュースなど、時を選ばず自由に飲めるようになっている。

 飲み物だけではない。コンファレンスの最中に脳を活性化することは重要だ。糖分を補給したり小腹の空きを満たすために、各種菓子類もふんだんに用意され、クッキーでもキャンディでも好きな時に自由に食べられる。

「キオスク」と呼ばれるコーナーを会議室周辺に配置し、飲み物や菓子類は、そこに盛り付けられる。「コンファレンスの合間に、キオスク付近で一服していると、他の参加者との間で何気ない会話がなされますよね。そんな時に、思いもかけぬ斬新なアイディアが出たりするのが面白いところです」。

 コンファレンスにおける「3つのL」とは、すなわち、ルーティンを断ち切った非日常性の中で、参加者たちのトキメキを呼び覚まし、脳を活性化させることで、彼らの想像力や発想力を引き出すものなのだ。

(後編)に続く。

筆者:嶋田 淑之