会社を休むときの電話のかけ方と伝え方 基本のマナーを知ろう

朝起きたら体調が悪くて動けない、突然身内に不幸があった、そういう場合には会社を休まざるを得ませんが、会社にその旨を連絡しなければなりません。今回は「会社を休むときの電話のかけ方と伝え方」をご紹介します。

■会社を休む際の連絡は職場のルールに従うべし

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会社を休むときに連絡を入れなければならないのは、社会人として当然のことです。携帯電話やインターネットが普及する以前は、こうした連絡には固定電話を使うのが一般的でした。現在ではパソコンを使ったメール、携帯電話同士での通話やメール、SNSのメッセージ機能等、いろいろな手段で勤務先(直属の上司や同僚)と連絡を取ることが可能です。今回は、電話で連絡をすることが義務付けられている職場での連絡方法をご紹介しますが、勤怠の連絡は職場のルールに従って行いましょう。

「ルールに従うべし」ではありますが、そもそも勤怠時の連絡についての決まりが明文化されていないような職場もあります。そのような場合は電話連絡をしましょう。いろいろな連絡手段がある時代ですが、いまだに「勤怠の連絡は電話でするのが常識」という考え方も根強く残っていますからね。

●電話はいつかければいいのか？

電話での連絡は、始業前に済ませておくのが理想です。勤め先の固定電話しか使えないのであれば、始業の10分前には電話しましょう。勤務先が店舗等で朝礼を実施しているなら、その10分前です。それでつながらない場合、始業時間にかけ直しましょう。それでもつながらないようなら、10分ごとにでも何度かかけてみましょう。後でつながったときには、何度か電話したがつながらなかったということは伝えるべきですが、どうして誰も出ないのか等、相手を責めるようなことは言わないように気を付けましょう。

さて、上司の携帯電話の番号を知っているのであれば、上司が出勤してくる時間に合わせて電話をするのがいいでしょう。上司が電車通勤している場合、交通機関を利用しているタイミングでの電話は迷惑になるかもしれません。可能であればショートメールを送って折り返してもらうか、会社に到着すると思われる時間まで待ってから電話しましょう。

いずれにしろ、連絡は直属の上司に直接行いましょう。上司とすぐに連絡がつかなかった場合は、直属の上司に次ぐ立場の人、総務や人事等の担当者に伝え、上司宛てにも伝言を残すようにします。最悪の場合、無断欠勤扱いになってしまいかねませんので、自分の立場を守るためにも、連絡は確実に行いましょう。

●電話でどのようなことを伝えればいいのか？

特に難しいことはありません。伝えるべきことは「どのような理由で休みたいのか」です。体調や仕事の状況等について質問されたら、わかる範囲で正直に答えましょう。

また、業務について、他の人とのやりとりが必要な場合はその旨も伝えて、後でその人から連絡をもらえるようにしておくといいでしょう。それ以外でも、業務上発生した急な用事には対応するというスタンスを見せると好印象を与えられるでしょう。もちろん、体調が悪くて休むのであれば「寝ていて気付かなかった」というのは電話に出られなかった理由としては正当なものです。

●翌日も休む場合は？

例えば風邪で熱が出て休んだ場合、翌朝体調が良くなっていれば出勤できるかもしれません。終業前に一度連絡を入れておくのはいいことですが、そのタイミングで「明日も休みます」とは言わないようにしましょう。例外は、病院で出勤停止を言い渡された場合や、交通機関が利用できない等、出勤できないことが確定している場合です。そのような場合には、出勤できないと分かったタイミングで連絡しましょう。翌日は出勤できる可能性があるなら「休む場合はまた朝連絡します」と伝えておけばいいでしょう。

会社を休むときの電話連絡の方法についてご紹介しました。体調不良で会社を休むのは悪いことではありません。しかし、連絡をせずに無断欠勤してしまうと周囲にも迷惑が掛かりますし、自分の印象・職場での立場も悪くなります。こうした基本的な連絡がきちんとできるように、基本のマナーを知っておきましょう。

(藤野晶＠ｄｃｐ)