企業として絶対に避けなければいけない、顧客からの信頼や社会的信用を失墜させる「情報流出」。今回の無料メルマガ『採用から退社まで! 正しい労務管理で、運命の出会いを引き寄せろ』では著者で社労士の飯田弘和さんが、情報流出防止に有効な手段である「モニタリング」を行う際の注意点等をレクチャーしています。

御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか?

パソコンやスマホ、あるいはインターネットの普及によって、仕事の効率や利便性は、格段に向上しました。反面、新たな問題に頭を悩ませている会社も多いと思います。その中で一番の問題は、「情報流出」ではないでしょうか?

御社の就業規則には、「情報流出」が起こらないようにする為の定めと、「情報流出」してしまった場合の罰則等の定めがありますか? もちろん、「情報流出」が起きてしまった際の「対応マニュアルの整備」も欠かせません。

この「情報流出」という問題に対しては、「モニタリング」が有効な方法の1つではないでしょうか? ここでいう「モニタリング」とは、会社の備品であるパソコンやスマホのメール履歴やネットの閲覧履歴を、状況に応じて、会社が監視・確認することです。

いくら会社の備品であるといっても、従業員のプライバシーに関する部分もあるので、無条件に監視・確認することはできません。そこで、あらかじめ就業規則に定めておく事が必要です。

定める事項は、

モニタリングの定義モニタリングの目的モニタリングする対象範囲(メールの送受信記録や、ネットの閲覧履歴など)どのような場合にモニタリングを行うか?どのような方法でモニタリングを行うか?

「目的」としては、会社のパソコンやスマホの「私的利用の防止」や、「情報漏洩の防止」です。そして、この「目的」に沿った、モニタリング方法や罰則規定を定めてください。

当然ですが、個人的な趣味や興味のためのモニタリングは許されません。このような場合には、プライバシー権の侵害となって、損害賠償請求される場合もあります。くれぐれも、きちんとルールに則ったモニタリングを行って下さい。

以上を踏まえて、あらためてお聞きします。

「御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか?」

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