ごちゃごちゃしがちなデスク回りをすっきりとさせる方法を聞きました(写真 : dorry / PIXTA)

秋も深まり、あっという間に年末の気配……。そろそろ1年を終えるにあたって、デスクや身の回りの「片づけ」を行う人も増えてくることでしょう。
片づけ上手な人は、仕事ができる人、の証しでもあります。最近では、デスクや身の回りの片づけに「文具を徹底活用」する人たちもいるとか。彼らは、生産性を高めるために活用している、といっても過言ではありません。上手な使い方によっては、仕事の効率化を後押しし、結果を出す仕組みを生み出しているのです。
今回は、『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA刊)より、生産性がアップするおすすめの使い方を5つ紹介してもらいました。

「立てる」ことで、デスクも頭の中もスッキリ

コツ1:収納ボックスと立つペンケースで、作業スペースを確保

コクヨのある社員は、デスクの上に「収納ボックスとペン立てを1つずつ置いて、それらにこまごまとしたものを立てて収納」しています。スキャナーなどの電子機器も、立ててみると、スッキリと収納できます。この社員が使っている収納ボックスは、スリムでコンパクトに見えますが、実際は、かなりの収納力があります。

このまま会議室や打ち合わせスペースに持っていくだけで、ちょっとした仕事場さえ、完成するのです。

また、あちこちに散らばりやすいスマートフォンなどのケーブル類も、「立つペンケース」にまとめて入れて、立てて収納しています。


こまごましたものを立てて収納することですっきりと収納することができます

ケーブル類は、何げなく置いておくと、上にモノが置かれて、いつのまにか姿が見えずに行方不明……という悪いパターンになりがち。しかし、立てて収納すれば、そういう事態も防ぐことが可能なのです。

コツ2:「色分けフォルダー」を使う

増えるばかりの書類を減らすために、4つの個別フォルダーに仕分けをして、不要な書類を洗い出す。こうした技術を駆使する社員もいます。


書類を減らすには4つの個別フォルダーに仕分けをして不要な書類を洗い出しましょう

4つの個別フォルダーの内訳は次のとおりです。

廃棄(古紙):不要で、古紙として出す書類
廃棄(シュレッド):不要で、シュレッダーにかけて廃棄する書類
とりあえず仮保管:ファイリングするか廃棄するか、すぐに判断できない書類
後でファイリング:後でファイリングする書類

個別フォルダーにはラベルも付けますが、異なる色のフォルダーを用意して色分けして使ったほうが、感覚的に「これはミドリ(廃棄)、これはムラサキ(仮保管)……」などと仕分けしやすくなります。捨てるか残すか判断できず、フォルダーに仮保管した書類は、ちょっと時間を置いてから、判断をします。

半端に使わないことで、情報がシンプルにまとまる

コツ3:「手帳兼ノート」を1冊もつ

ある社員は、B5サイズのバインダーノート(ルーズリーフを入れて使うもの)を、手帳(スケジュール帳)兼ノートとして使用しています。


これにすべてまとめているのでこの1冊だけを持ち歩けばOK

スケジュールやメモ書きは、これにすべてまとめており、この1冊だけを持ち歩けばよいのでラク、とのことです。以前は、ノートと手帳を別に買っていました。その後、ノートをやめて手帳だけを買うことにしたら、月ごとに付随するページだけではメモをとるスペースが足りない、あるいは余ってしまう……、という困った状況に。

こうした中途半端な使い方をすることに納得がいかなかったため、いろいろ考えた結果、現在のルーズリーフの運用にたどり着いたそうです。

「今月は打ち合わせが集中して、メモのスペースが足りない!」というときにも、ルーズリーフなら、すぐに補充できるので便利とのことです。

コツ4: 急ぎのものは「紙」、それ以外は「アプリ」でメモする

ある社員は、急ぎのものや本日中にやらなくてはいけないことを、紙のふせんに書いて、パソコンやノートに貼っているそうです。使っているのは、全面に「のり」がついたタイプのふせんです。ヒラヒラしたり、引っかかってはがれる心配がなく、かつ、はがしやすいので重宝するそうです。

そこまで急ぎでないことは、パソコンのデスクトップに表示するアプリのふせんを利用。


デスクトップ上に表示されているアプリのふせんは、用が済んだら、閉じる(消す)。使ったあとにゴミが出ないのが便利

記入するタイミングは、基本的には終業前。翌日や近日やるべきことを書き出す、とのこと。そのほか、よく使う情報(今月のキャンペーン商品など)をメモすることもあるそうです。以前はノートに書いていたが、ノートを開くのが手間に感じられたそうで、現在は、事務作業の大半がパソコンを使うこともあり、デスクトップ上でメモ&破棄できるアプリが便利で、活用しているそうです。

目立たせて、探す手間をはぶく

コツ5:ペンケースは赤を使う


黒っぽい営業カバンの中で目立つのですぐに取り出しやすい

営業カバンの中には、赤いペンケースをあえて入れる、という男性社員がいます。

ビジネスシーンでは、ブラックやネイビーのペンケースが人気ですが、彼は、鮮やかなレッドを持ち歩いています。いつでもササッと取り出せるように、黒っぽい営業カバンの中で目立つ色を選んでいるそうです。


このペンケースは、ケースの外側にポケットがあり、よく使うペンを差しておけば、カバンに入れたままペンの抜き差しも可能。

外側ポケットには、客先で使う機会の多いスケールも入れています。

また、ケース内にも独立したポケットがあり、予備名刺の収納場所として重宝しているそうです。

いかがでしたか。ちょっとした文具の活用で、生産性アップにつながるはず。気になるスキルは、ぜひ取り入れてもらえればと思います。