職場でも私生活においてもコミュニケーションがうまくいく人の共通点は、「気がきく人」であるということ。具体的にどんなことをしているのでしょうか?

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「気がきく人」のコミュニケーション術とは?

秋が深まるにつれて、少しずつ寂しさを感じるようになってきませんか? そんな時、人の心に寄り添いたいと思うのは、人の常です。

自分を大きな心で包み込んでくれる人が側にいてくれたら、自分のことを本当に理解してくれる人が側にいてくれたら……。そんなふうに思ったことはありませんか? さて、そんな人恋しくなる時期には、もっとコミュニケーションが上手になりたいと思う人が多いのではないでしょうか。

もうすこしコミュニケーションを上手くとれたら……。そう思う人は、少なくありません。さて、少し周りを見渡してみてください。「いつも楽しそうに会話をしている人」「いつも多くの人に囲まれ幸せそうにしている人」「いつも笑顔で嬉しそうにしている人」はいませんか?

その人たちはみな、コミュニケーションの達人です。

秘書の仕事の本質は「気遣い」「心遣い」

10年間、さまざまな外資系企業でエグゼクティブを補佐する秘書として働くなかでわかったことは、職場でも私生活においてもコミュニケーションがうまくいく人の共通点は、「気がきく人」であるということでした。

つまり、コミュニケーションの原点は、「気遣い」にある、ということです。「気がきく人」といわれたら、真っ先に誰の顔が浮かびますか? また、その人はどんなところが気がきくのでしょうか? 

特別なエピソードでなくても、立ち居振る舞い、空気の読み方、身だしなみ、雑談といった事柄から「気がきく人だなぁ」と感じるものです。秘書という仕事の本質は「気遣い」や「心遣い」です。

ですから、普段の何気ないコミュニケーションから時間の管理、身のまわりの整理、服装や表情などの見た目、ひとつひとつの動作……、あらゆることが気遣いにつながっていきます。

一番気遣いができるのは、実はトップである

よくこんな質問を受けます。

「秘書の仕事をしていくうちに、気遣いができるようになったのですか?」

たしかに、前述のとおり秘書の仕事の本質は「気遣い」にありますから、一理あるでしょう。ところが、よく驚かれることではありますが、職場で誰よりも「気がきく人」だったのは、私が補佐する企業の社長や役員の方たちだったのです。

私は、秘書の仕事を通じてというよりも、むしろ気遣いのできる社長や役員など経営層と共に過ごす時間が長かったため、知らないうちに彼らの気遣いの仕方を身につけることができた、というほうがふさわしいのです。

ですから、もしも「上司」が「部下」に対して、また、「先輩」が「後輩」に対して、「もっと気を遣ってもらいたい」と願うのであれば、まずは自らが襟を正し、「気遣いのできる上司」や「気くばりのできる先輩」になるのが得策です。

そんな上司や先輩の後ろ姿をみて、「部下」も「後輩」も、自然と「気遣い」のいろはを身につけていきます。

「気をきかせる」というのは、言い方を変えれば相手の考えや気持ち、ものごとの目的が読めているか、つまり「相手ありき」の姿勢でいるかどうか、ということです。そのうえで、相手の期待通りのこと、あるいは期待を超えることをできる力が「気遣いができる」ということなのです。

気が利く人の共通点1:相手ありき

ここで、「気がきく人」の3つの共通点をお伝えしましょう。

その共通点とは、

1)相手ありき 
2)尊敬(リスペクト)する
3)先読みする 

です。1つめの「相手ありき」とは、「相手の立場にたって物事を考える」ということです。

職場であれば、「どうしたら相手が円滑に仕事を進めることができるか」という視点で自分の仕事を組み立てていきます。そのためには、相手のことを理解しておくことが必要です。日々の観察力がものをいいます。

気が利く人の共通点2:尊敬(リスペクト)する

2つめの「尊敬(リスペクト)する」とは、その人自身の人となりや、していること、またその人の時間や空間など、あらゆることに対して配慮するということです。

「優しさはエゴだ」という言葉があります。

相手に喜んでもらおうと、心のどこかで見返りを求めていたり、与えてあげているという意識をもったりしたことはありませんか? 優しさが、自分方位の方向で働いてしまうことが多いのです。

また、「私がこれだけ頑張っているのに」「俺がこれだけ力を入れているんだからもっと評価があってもいいだろう!」「私がこんなにお世話をしてあげているのに、その言い方はなんなの」というような不平不満をもっているのであれば、明らかにどこかで「見返りを求めている」ことに気づいたほうがいいでしょう。

優しくする、親切にする。それ自体は、まったく悪いことではありません。「気遣い」という名の下の「親切心」や「優しさ」が、エゴに変わっていないか、日々、自分の心に問いかける習慣をもつことが大切になってきます。

気が利く人の共通点3:先読みする

3つめの「先読みする」とは、ゴール(目的)までに起こるであろうストーリー(事態)を予測し、それに備えた行動の準備をしておくことです。それにより信頼感が生まれ、相手とよい関係性をつくることができます。

皆さんが、部下や後輩をもった時を想像してみてください。行き当たりばったりの仕事をする人と、先回りをして段取りよく仕事を進めていく人であれば、どちらの人を信頼できるのか、言うまでもないでしょう。

気遣いも、度が過ぎればただの「おせっかい」ですが、控えめすぎると「気がきかない」と言われてしまいます。このバランスを上手にとるのが気遣いの妙なのです。

押しつけがましくなく、かつ自信をもってできる気遣い。一度、「気遣い」のバランスがうまく取れているかどうか振り返ってみましょう。そうすることで、コミュニケーションの達人への階段をのぼることができるのです。
(文:能町 光香)