在宅勤務を「スマホだけ」で完結する方法

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在宅勤務を実現するには、「どこでも仕事ができる状態」にする必要がある。そのためにはどんなITツールを使えばいいのだろうか。雑誌「プレジデントウーマン」(2017年6月号)では、悩める読者に対し、IT活用のプロがマンツーマンで指導した。取り入れるべき4つのポイントとは――。

■会社全体の効率アップも図れる!

広報や採用など、バックオフィスのマネジメントに携わっている督永千晶さん。目下の課題は育児と家庭、仕事とのバランスだ。

「フルタイムですが、オフィス勤務は朝9時から午後4時30分まで。後は在宅勤務でカバーする形態なので、公私ともに効率のよいITの活用法を知りたい」そう。そこで、同じ年頃の子を持つサイバーエージェントの上村嗣美さんがアドバイス。

「社内会議を極力減らして、チャットを活用すれば、スマホひとつで仕事は可能です。また、社内イントラの共有フォルダだと会社にいなければ不便だったり、上書きのトラブルがあったりするので、Googleスプレッドシートを使ってクラウド上で共有すると便利です」

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教える人

サイバーエージェント 全社広報室 シニアマネージャー 上村 嗣美さん
サイバーエージェントに新卒で入社。広報で実績を上げ、現在は広報責任者を務める。著書に『成長をかけ算にする サイバーエージェント 広報の仕事術』がある。

 

相談する人

ケアメイト サービスサポート部 チーフスタッフ 督永 千晶さん
編集・制作の仕事をしていたが、育児との両立と今後の働き方について熟考した末、介護業界へ。リモートワークを取り入れた働き方で、広報や採用などに携わる。

 

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お悩み1:初級
在宅勤務ができるようになったけど……
ITを取り入れて効率的に仕事をしたい!

【督永】4月に入社したばかりなのですが、午後4時半に退社した後に在宅勤務を認めてもらい、フルタイム勤務としてがんばっているところです。

【上村】バックオフィス全体の業務をまとめるお仕事ということは、オフィスワークですよね。在宅勤務では、データや資料はどうしているんですか。

【督永】パソコンを持ち帰っています。家に帰る前に保育園で子どもを拾い、買い物をして、荷物がどんどん増えていきます……。

【上村】会社のパソコンを持ち歩くのはセキュリティ上も心配ですね。

【督永】そうなんです。また、会社にいる時間が短いので、打ち合わせもできるだけ効率化できないかと悩んでいるところです。

【上村】共有できるものを増やせば効率化は可能です! スケジュールの共有は家庭でも応用できますよ。

【督永】社内のすり合わせや、夫との帰宅時間の確認などがスムーズになると楽ですね!

チャレンジ!
どこでも仕事ができる状態にする!

――セルフIT革命(1)―― 会社のデータをクラウド化する
ExcelデータをGoogleスプレッドシートに置き換え!

Excelと同じように資料を作成でき、他のユーザーと同時に編集可能。会社ではパソコンで、家ではスマホで。

(1)パソコンで自分のGoogleアカウントでログインした状態で、「グーグルスプレッドシート」を検索。
(2)検索結果からGoogleスプレッドシートのリンクを選択。「Googleスプレッドシートを使う」をクリック。
(3)アプリのインストールでより便利に。

パソコンを持ち帰らず全部スマホで確認!


――セルフIT革命(2)―― 資料はチャットで、議論は会議で
チャットで資料を共有、みんなで更新!

クラウド上の会議室。ちょっとした相談はチャットで行い、リアル会議は最低限にすることで、時間を有効活用。

(1)小さな相談はチャットで済ませ、依頼や即対応できないものはタスクで管理。メンバーのタスクも一目瞭然。
(2)資料を添付したり、コメントの削除や編集をしたりできる。

会社にいる時間を最大限活用できる!


――セルフIT革命(3)―― 夫婦の予定は一目でわかるように
Googleカレンダーでお互いの予定を可視化

仕事とプライベートの予定は分けて、ネット上で共有。行事や夕食の段取り、お迎え当番など、一目瞭然に。

夫婦間のトラブルが激減!


――セルフIT革命(4)―― 紙の持ち歩きを最低限に
スマホアプリにどんどん代替する

紙の持ち歩きを最低限に。名刺は「Eight」などのアプリを使って常に携帯。いつでも見られる状態にする。

在宅・外出時も身軽で安心!

■IT活用で効率化。安心感もアップ

アドバイスを受けて、早速、公私ともにITの導入をはじめた督永さん。名刺アプリ「Eight」をインストールし、Googleスプレッドシートは、まずは個人レベルで使用開始。

「一番大きな変化は、パソコンを自宅へ持ち帰らなくなったこと。スマホでも見られるので、通勤時間に見て、考えを整理しています」

プライベートでは、Googleカレンダーを夫婦で導入。

「娘の予定以外にも、夫が、早く出社する日や会議がある日なども共有してくれるようになり『今週大変なんだな』と気遣えるように。夫婦のコミュニケーションがとても円滑になりました。今後の課題は、社内でIT化を進めることです!」

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▼解決!
●スマホだけで仕事が完結できるように
●夫婦の連携が強くなった!

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上村さんおすすめツール
名刺管理アプリ Eight
https://8card.net/
スマホで名刺を撮影するだけで、データを入力して一覧にしてくれる。SNS機能があり、相手が転職や昇進した場合、通知がくる。

(MARU)