本連載では働き方改革を進めるポイントについて解説している。第8回は「働く場所・環境」がテーマだ。

「いつ、どこで働くのか?」──働く場所“ワークスペース”は“私たちの“働き方”の大きな要素の1つである。

 昨今のワークスペースの対象は会社・オフィスを超え、自宅や外で働くことも前提としている。おのずと「どこで働くのか?」は「誰と、どうやって働くか?」も規定する。

 新しいワークスペースの検討目的は、働く環境や制度という前提条件、我々の既存の行動パターンを大きく変えることによって、「場所や時間による制約をなくす」「コミュニケーション頻度や水準を変える」ことだと言ってよい。

◎連載「働き方改革を進めるポイント」のバックナンバー
(第1回)会社が働き方を変える前に必ずやっておくべきこと
(第2回)なぜ社員は帰れないのか?要因ごとに残業を削減する
(第3回)同時に実現すべき女性活躍と働き方改革
(第4回)働き方改革の軸は「目指す人材像と働き方像」
(第5回)社員の「働き方」を変える制度とルールをどう作るか
(第6回)業務・マネジメントの見直しで生産性を向上させる
(第7回)働き方改革の要諦は管理職の意識と行動変革!

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場所に縛られない働き方の実現

 時間の制約、場所の制約をなくすための直行直帰制度、フレックスタイム制度などは、以前から取り組んでいる企業が多い。

 加えて、昨今の女性活躍推進を背景に、子育てや親の介護のために、働く時間が制約を受ける社員に対応する人事制度や就業規則の改定が盛んだ。短時間勤務制度やテレワーク・在宅勤務制度などがその典型である。

 それらの制度を支える重要な要素となるのが、ICTツール・ソフトウエアである。

 具体的には、従業員にモバイルパソコンやタブレット端末を貸与してテレワークの環境を実現する。その際は、基幹系・業務支援システムのモバイル対応、機能拡張、セキュリティシステムの強化なども同時に実施することになる。

 最近は、データ通信高速化を背景にしたシンクライアント化、VPN・暗号化、あるいは端末紛失時のデータ消去など、以前にも増してセキュリティの仕掛け・機能が高度化しており、テレワークの敷居は下がっている。

 さらに、在宅勤務を支援するWebカメラ、勤怠管理・時間管理の仕掛け、労務管理のためのパソコン起動ログ可視化など、テレワークを支援するICTツール・ソフトウエアも充実している。

 これら「制度の見直し」「働く環境の見直し」にセットで取り組み、柔軟な働き方を実現・拡大することが求められる。

「職場に来ないとできない仕事」は何か

 ワークスペース検討の場では、「そもそも何のために職場・オフィスで働くのか?」についても同時に考え直す必要がある。「時間制約・場所制約」をなくすツールや制度を用いると、「個人でできる仕事」や単純な「処理」作業はどこでも可能になるからだ。

 したがって今後は、「規定の情報を取り扱う、処理する」といった職場・オフィスでの従来の仕事ではなく、「職場・オフィスに来ないとできないこと」に焦点を当てて、高度化、高性能化することが求められる。

 その代表例が「情報共有の場ややり方」、異なる人や情報同士を組み合わせ、情報を加工することで、新しく有益な情報を生み出す行為だ。現在、求められているのは、既存の情報をベースに事業を運営したり、商品やサービスを開発することではない。多様な人材集団によるコラボレーション、新しい知・情報の交流、クリエイティブワーキング・創造行為の実現こそが求められている。

 したがって、情報共有手段の代表である会議も含め、情報共有に関わる器・ファシリティ類も効率と効果を最大に高められるよう支援し、そこに着目して「環境を大きく変える」ことを考える必要がある。

環境を大きく変える7つのアイデア

 その実現のためのキーワードを、ハード面・ソフト面合わせていくつか挙げておこう。

(1)会議室の見える化、オフィスの壁を無くす

 会議室は機密情報を扱うことを前提にして、原則として中が見えない部屋が求められる。だが、全ての会議がそのような情報を扱っているとは限らないし、もっとオープンにできる余地が大きい。

 それにより「よその会議スタイルは?」「盛り上がっていて、面白そう」「真似したい」「その案件・事案なら自分も加われるかも」といった会議スタイルの拡散、会議メンバーの変化からコラボレーション、アイデア創発まで期待できる。

(2)ペーパーレス化による会議付帯時間の削減

 会議・ミーティングは、情報共有時間こそが価値時間であって、資料の印刷などは付帯作業、非付加価値作業にあたる。ノートパソコン、タブレット端末は1人1台が常識の時代であり、会議全体の「効率と効果」を実現するためにも紙媒体を用いた会議は減らすことが望ましい。紙媒体による情報流出が起きている状況も考えれば、ペーパーレスの促進は欠かせない活動だ。

(3)紙や場所に縛られないフリーアドレス化

 紙に縛られないワークスタイルは、自席の机・引き出し、離れたキャビネットや複合プリンターといった紙媒体に関わる機器・オフィスファシリティへの移動・場所制約を一気に解放し、「どこでも仕事」を可能にする。それにより、組織を超えた、よそを知る、情報を知る機会づくりを促進する。

「紙に縛られない」ワークスタイルは、先に挙げたテレワーク・在宅勤務といった「柔軟な働き方実現」のための必須の条件でもある。

(4)フリーなコミュニケーションスペース作り

 ペーパーレス化を進めることで書庫・キャビネットスペースの削減効果が期待できる。8割〜9割も圧縮できた事例もあるくらいだ。さらにフリーアドレス化によるスペースの効率的利用などで、情報共有・擦り合わせのための新しいスペースを捻出できる。

「意図的なコラボレーションスペース」を用意する会社もあれば、「雑談推奨」として小さな休憩スペースを多数設ける会社もあり、その活用方法は働き方ポリシーによって様々である。このような「目的に合ったスペース活用」のことを「ABW」(アクティビティ・ベースド・ワーキング)という。

これからは「アクティビティ・ベースド・ワーキング(A・B・W)」を前提として柔軟にワークスペースをつくることが望ましい


(5)モニター・デジタルサイネージの活用による重要情報の見せる化

 大多数の会社では、多岐にわたる情報を従業員に通知、あるいは周知・徹底するため、グループウエア等の掲示板機能、ポータル機能を用いて情報を発信している。

 しかし、従業員は発信側が考えているほど通知文書は見ていないのが実態だ。理由は、従業員が自ら見に行く「プル型」の通知になっているからだ。そのため、特に重要な情報については、既存のツールに加えて積極的にプッシュし「見せる回数」を増やすことが重要である。人の意識・認知度は何回プッシュされたかに大きく比例する。

(6)社内SNSの活用、バーチャルコラボレーションの促進

 機能別組織が主流の企業は、オフィスでのリアルコミュニケーションには限界がある。さりとて既存の情報共有ツール、グループウエア等のデータベースでは古い情報カテゴリー区分で格納された情報しか検索・認知することができない。

 したがって今後は、情報を認知・発信している人同士のつながりで情報を共有したり、バーチャルで情報を再加工できる仕組みが同時に求められる。

 そのための有効ツールが社内SNSだ。社内SNSによって、発信情報単位での人のコラボレーション・共感、バーチャルでの情報共有・再加工の促進を図る。

(7)テレビ会議の高度化

 最終的には、これらの機器・ファシリティを活用したオフィス同士が遠隔で連携・コラボレーションできるオフィスづくりが求められる。

 電話会議や古いテレビ会議システムでは一方的な情報通知に留まるため、常時接続ができ、かつ顔色・人のテンション・空気感まで伝えられるバーチャルコミュニケーションツールが望ましい。

 以上の内容が、“新しいワークスペースづくり”要件の検討・まとめの参考になれば幸いである。

筆者:田中 良憲