打ち合わせばかりで業務が進まない場合の対処法

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皆さんの会社では、どのくらいの頻度で会議や打ち合わせが行われているだろうか。以前、会議ばかりしている会社ってどうなの?という記事を公開したが、今回は会議や打ち合わせばかりで業務が進まない場合の対処法についてキャリアカウンセラーの笹木さんに取材をした。

■会議・打ち合わせが多い会社の特徴

まずは会社によって、打ち合わせや会議の数に特徴があるのか聞いてみた。

「正常な会社であれば、関連部署が課題を解決するため、要所で調整し方向性を出します。社内で解決を図るための規定や組織があり、メンバーに危機意識(最悪の状況を避ける強い思い)があるといった特徴があります。こうした会社の会議であれば、必要なものとして行っているものです」(笹木さん)

つまり正常に機能している会社で行われる会議に無駄なものはないはずということだ。

「一方で、正常ではない会社が不必要な会議を繰り返す理由としては、会社の課題をメンバー一人ひとりが自分の問題として考える習慣がなく、人任せにしているといったことが考えられます」(笹木さん)

決定する責任を人に押し付ける無責任さが、会議を長引かせているのだ。要因は他にもあるという。

「上司の性格面でも影響が現れやすいことが多いです。リーダーシップがあり、かつ独善型の場合、会議というよりも自分が決定したことを履行するよう求めるだけのミーティングになりがちです。逆に、優柔不断な場合は、会議を開いてチームの方向性を出そうとしても皆が言いたいことを言い合い、なかなかまとまらないといった傾向にあります」(笹木さん)

話がまとまらなければ、当然次回の会議を開催することになり、再度同じ議題を話し合う機会を設けなければならない。会議の数は、どうやら社内の雰囲気や上司の性格が大きく関係してくるようだ。

■打ち合わせの回数を少なくするためのコツ

では、不必要な会議や打ち合わせの回数を減らしたい場合は、どうすればいいのだろう。

「チームリーダーが集まり、会議の進め方について徹底的に議論することが必要です。各自のやりたい放題ではなく、形式や流れを定めます。週1回など会合を定例化し、問題点の洗い出し、討議から上司報告までをルール化しましょう。これにより問題点の早期発見から上司の決断までをスピーディに行うことができます」(笹木さん)

定例の会議を開くことはやむを得ないが、そこで細かに問題解決をする姿勢が出席者に求められる。会議が決定の場になっていけば、必然的にその数を減らすことにつながるのだ。それには中堅であるリーダーの能力も重要になってくるという。

■歴史に見る、会議の重要性

笹木さんは、歴史上にも無駄な会議の事例があると教えてくれた。

「歴史的に見ても会議ばかりではよい結果が出ていません。後北条氏が迫りくる豊臣秀吉から小田原城を守るため、小田原評定を行いましたが、結論が出ないため崩壊しました。現代でも東芝、タカタといった会社では有効な会議が行われず、結論が先延ばしにされ、会社の経営危機や破たんを招いてきました。問題解決のためには、責任ある人が会議において、終了時期を明確に示し、決断することが必要になります。時間を区切り、最も重要な問題に集中して課題を決め、スピーディに解決を図るべきなのです」(笹木さん)

会議を減らすということは、歴史的に見ても難しいようだ。だからこそ時間を区切り、重要な問題に集中し、話し合うことが必要なのだろう。無駄が多いと感じた際には、「社内の雰囲気の改善」と「時間」を意識し、リーダーシップを発揮してみてはいかがだろうか。

■専門家プロフィール:笹木 正明
キャリアカウンセラー。大学時代にレスリスバーガーの「人間関係論」を勉強。会社勤務しつつ、40歳から転職相談業務に従事。57歳で退職後、放送大学大学院修士全科生として入学。68歳まで人材紹介会社に勤務。現在は放送大学の学習センターでボランティアの学習相談を務める。

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