『時短術大全』(KADOKAWA)

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 日本人の「働きすぎ」が問題視されてからどれほど時間が経ったのだろう。思えば子供の頃からそんな話を聞いていた気がするものの、大人になったいまも改善されたようには思えない。

 政府肝いりで始まった「プレミアムフライデー」だが、毎月最終金曜の午後3時に退社している人がどれほどいるというのか。少なくとも自分の周りでそんなことをしている人は一人もいなかったし、報道されている話を聞く限り、ごく一部の大企業以外、導入する状況にはないようだ。

 結局、国や会社任せにしても、日本人の労働時間は減らないのだろう。働く時間を少しでも短くしたいなら、自分の力でなんとかするしかないわけだ。

 そんなときに知っておきたいのが時短術。様々な観点からいかに仕事を早く、効率的に進めるかについて考えられたテクニックのことだ。今回は9月1日に発売された『時短術大全』(KADOKAWA)の中から、今すぐできそうな時短術をピックアップ。これを身につけてやるべきことはさっさと終わらせ、秋の夜長を自分のために使おうではないか。

1.作業時間は区切りのいい時間に爐靴覆き

 スケジュール表などに作業の予定時間を書き込むとき、通常、時間は30分、1時間といった単位で区切ることが多い。しかし、人間には、予定時間に合わせて作業自体を調整してしまう習性がある。たとえば予定時間を1時間に設定すると、たとえ50分で終わる作業でも1時間かけてしまいがちだ。しかも、10分余計に作業したにもかかわらず、作業の質が向上することはほとんどない。

 こうした無駄を防ぐには、10分単位、5分単位で仕事の段取りを考えることが必要である。つまり、あえて区切りのいい時間に爐靴覆き瓩海箸仕事を効率化してくれるのだ。

2.「15分」単位でタスクを設定し、集中力を持続させる

 仕事をしているうちに、飽きてきたり能率が悪くなったりすることがある。これは集中力が途切れている証拠だ。人間の集中力は15分ほどの周期で波があると考えられている。だが、会社で15分ごとに休憩をとるわけにはいかない。

 そこで目の前の仕事を15分単位に区切ってタスクを設定し、1つひとつ片づけていくようにすると集中力が持続する。タスクは「このデータをここまで入力する」「この書類をチェックし、書き直しする」など、細かく具体的なものがいい。次々にクリアしていくことで達成感が得られ、脳の小休止を経て集中力を取り戻したら、また15分は頑張ろうと思うようになる。

3.「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」

 仕事のスケジューリングを行うとき、「いつまでにやるか」を決めることは重要だが、それ以上に重要なのが「いつからやるか」である。

 締め切りの期日を設定しただけでは、何となく余裕があると考えて、着手するのが遅れがちになる。そのうえ、いざ取りかかってみたら自分の想像以上の内容で、期日までに仕事が終わらないという失態を犯しかねない。まずは自分なりに着手してみることで、その仕事の全体像を理解して、これならいつまでに仕上げられるだろうと初めてイメージできる。

4. 仕事の合間に30分の「予備時間」を設ける

 仕事のスケジュールを詰め込み過ぎてしまうと、1つの作業が少し遅れただけで、次の作業、そのまた次の作業と、遅れがどんどん波及する悪循環が続いてしまう。

 こうした仕事の渋滞を解消するためには、90分仕事をしたら30分休むというように、あらかじめ仕事と仕事の合間に「予備時間」を設けておきたい。そうすれば、万が一、仕事に遅れが生じたとしても、予備時間を活用して解消できるため、次の仕事に影響が出ることを避けられる。

5.スキマ時間に5分で終わるタスクを入れる

 会議やアポイントメントの前後や、電車での移動時間に発生する短いスキマ時間も、積もり積もれば膨大なものになる。これを無駄にせず、うまく活用するためには、スキマ時間の目安といえる5分間を使ってできるタスクを、事前に決めておくと効果的だ。

 ニュースのチェック、メモの整理、資料の確認など、重要度と緊急度が低い5分以内でできるタスクならば、思考力をあまり必要としない。そのため、会議やアポイントメントといった思考力を求められる仕事の合間に行ったとしても、負担は少ないので安心だ。