用途別、ジャンル別…それ絶対挫折します! ズボラ書類整理のおすすめ文房具5選

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やってもやっても、とにかく片付かないのが書類整理です。机の上をキレイにキープしたいと思っていても、続々と増える書類をただ積み重ねてしまうあなた(というか、私!) まずは日付で管理してみるのはどうでしょう。 超簡単で効果絶大でした!


定番の差し込みファイルに
日付スタンプが新黄金コンビ!


日々増えていく書類を整理する際、本来であればジャンルや用途別に書類を分けてファイリングしたいところです。しかし、最初からそれを完璧にやろうとしても絶対に挫折します。

よくよく考えてみると資料を探すときには、「いつの資料なのか」といったことは覚えていることがほとんどです。特に会議の資料は、すべて日付に紐づいています。つまり、重要な書類ほど日付で管理するほうが、すぐに探せて便利なのです。

そこで利用したいのが、「アクアドロップス」と「日付スタンプ」です。アクアドロップスは超定番の大容量ファイルで、挟むだけで書類の整理ができます。挟むだけなので、従来のファイルよりも手間がかからず簡単です。



1カ月仕分けファイル
リヒトラブ
アクアドロップス スケジュール&仕分けファイル(31仕切り/A4S)
実勢価格:1300円



挟むだけでファイリングできる簡単仕様に加えて、31の仕切があるのがミソです。1から31までタブがついているので、1ページ1日でちょうど1ヵ月分の書類を整理することができます。日付に基づいた管理にはもってこいで、赤・青・黄・緑など表紙のカラーバリエーションも豊富です。



挟んだ書類は何度も振らない限り、落ちることはありません。10回のジャンプにも耐えました。



各ページには空気穴が空いています。このおかげで書類がくっつきにくいのも特徴です。

しかし、単に挟むだけではファイルから取り出した瞬間に日付がわからなくなってしまいます。そこで利用したいのが日付スタンプです。せっかくなら見た目が良いモノを、ということで見つけたのがcolopの「日付スタンプ S120/B3 英語」です。



日付スタンプ
colop
日付スタンプ S120/B3 英語
実勢価格:699円



書類に日付をスタンプしておくことで、ファイルから出してもいつの書類かを確認できます。同じスタンプを同じ位置に押すことで、より管理がしやすくなるというメリットもあります。



日付だけなら手書きでも……と思うかもしれませんが、スタンプにすることでデジタルとの相性が抜群に良くなります。つまり、OCRを利用した際に文字認識しやすくなるので、もし後でデータ化しても日付検索がスムーズにできます。



日付だけでなく、数種類のメッセージを入れられる製品もあります。

colop
日付+メッセージスタンプ S120WD
実勢価格:2700円



もちろん、よく見かける昔ながらの日付スタンプでもOKです。


長続きしそうにない人は
1週間6日ファイルからスタート


「アクアドロップス」と「日付スタンプ」の書類整理新黄金コンビを紹介しましたが、1ヵ月間続けるとなるとそれでもなかなか根気がいります。そこで、長続きしそうにないと思うなら、もう少し手軽にまずは1週間分の書類を日付スタンプで整理してみてはいかがでしょう。

オススメなのが、リヒトラブの「Avanti 6ポケットホルダー」です。ポケットが6つあるので、月曜日から土曜日までひとつずつポケットを利用することで、1週間分を収納できます。値段も手頃で気軽に始めることができます。



1週間仕分けファイル
リヒトラブ
Avanti 6ポケットホルダー
実勢価格:199円



6つのポケットで、月曜日から土曜日までの書類を整理できます。カラーも乳白・赤・黄・緑・青と豊富です。


A4サイズではありますが、2面を使えばA3サイズの書類も収納することができます。ファイルとしても非常に便利な逸品です。


形も紙もバラバラな領収書は
超アナログが断然片付きます!


ここまでファイルを使った書類整理術を解説しましたが、ファイルで整理しにくいのが領収書やレシートです。これらの小さい細々とした書類は、超定番アイテムを使っての整理がおすすめです。

使うのは、懐かしさすら感じるメモホルダーとスタンプです。誰しも一度は見たことがあるアイテムですが、パーソナルなアイテムとして利用している人は意外と少ないかもしれません。



なくしそうなレシートや小さい紙はこのホルダーにどんどん刺していけば、行方不明になることはありません。さらに、処理済のものはスタンプで「済」と印をつけておけば、どれが終了してどれが未処理かも一目瞭然です。気分もひと区切りできるのでおすすめです。

今回利用したのは、知る人ぞ知るトルコの文具メーカー「MAS」のメモホルダーです(コクヨなど大手メーカー製もあります。当然、そちらでもOKですよ)。



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MAS
メモホルダー
実勢価格:702円



昔のドラマに出てきそうな製品ですが、使ってみるとレシートや伝票などをストックしておくのにうってつけです。当然、穴があくというデメリットがありますが、そこが問題なければこれ以上に確実な保存方法はありません。



ここでもスタンプを活用します。使うのは「処理済」「支払済」「発送済」などのシャチハタのスタンパーです。終わったらスタンプを押してフィニッシュです。「済」か「未」かをひと目で判別できるもっとも簡単で効果的なアイテムです。種類も豊富なので、自分の仕事に合ったものが必ず見つかるでしょう。



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シャチハタ
ビジネススタンパーE型「済」 XEN-105V3 藍
実勢価格:902円



シャチハタ
ビジネススタンパーA型「支払済」 XAN-106H2 赤
実勢価格:757円



シャチハタ
ビジネススタンパーB型「処理済」 XBN-104H2 赤
実勢価格:735円

机の上を綺麗に保つ書類整理術、いかがでしたか? 「済」のスタンプは押したときの達成感と満足感もなかなかです。これを押すために後回しにせず、早く処理したくなるので作業もスムーズになります。今回紹介した方法で大量の書類をきっちり管理すれば、デキる社員認定も間違いなしです。ぜひチャレンジしてみてください。



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