フレッシャーズ編集部

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営業職のみなさんは日々多くの営業先を訪問することでしょう。取引先にアポを入れ、会社を訪問しミーティングを行う……新規取引先を開拓するための営業となると、アポを入れて、先方に時間を取ってもらうだけでも大変だったりしますね。訪問後は、時間をもらえたことに感謝して「訪問のお礼メール」を送っておくのが得策です。今回は「訪問のお礼メールの書き方」についてご紹介します。

■訪問のお礼メールを送って次回の訪問に備えよう!

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「訪問のお礼メール」は、貴重な時間を割いてくれた訪問先に対して感謝の意を示すために送ります。打ち合わせ、商談で訪問する相手先が長いお付き合いのある取引先であれば、またその訪問で特に懸案事項が出なければ、そのようなお礼のメールを送るのは無用かもしれません。しかし、初めての訪問であったり、まだ付き合いの浅い会社を訪問した、という場合には訪問のお礼メールを出しておくのがいいでしょう。

感謝の意を伝えることで、相手の気持ちを和らげ、こちらの好感度を上げることができます。また、たとえ訪問でつまずきがあったとしてもメールでリカバリーをすることが可能です。他にも、訪問先で課題をもらったといった場合には、メールでどのように対応するか相手に伝えることができますね。この対応が次回の訪問につながるのです。

訪問のお礼メールは感謝の意を伝えるために送りますが、次回の訪問に備えるためのもの、また次回の訪問の機会をつくるためのものと考えましょう。

訪問のお礼メールを送る際に注意すべきなのは以下のような点です。

●訪問後スグに送る!
●謝意を丁寧に伝え、簡潔にまとめる
●訪問でもらった課題へ対応する
●次回の訪問のための布石を打つ

訪問のお礼メールはまず「タイミング」が大事です。訪問後スグに送るのが基本。社に戻り、終業まで時間があったら送るように心掛けましょう。遅れても翌営業日の朝には相手に届いていないと効果は薄れます。

本文は簡潔にまとめますが、最初に感謝の意を伝える文言を持ってきます。また、メールの中身が訪問のお礼であるとスグに分かるように、subject(件名)は「本日のMTGの御礼」といったものにしましょう。

訪問で課題をもらった場合には、その対応も入れます。スグに回答できないものである場合は「いただいた事項につきましては、1週間以内にお返事を差し上げるようにいたします」といった文言を入れておきます。このような対応の第一報をメールに入れることで、「迅速な対応をしているな」と相手に思ってもらえます。

また、次回の訪問への布石を打っておくことも大事です。訪問で自分が持っていった提案がうまく相手にハマらなくても、次回につなげるために「本日のミーティングでは御社のニーズが奈辺にあるかをお伺いできましたので、もし次の機会を賜れたらより御社のニーズに即したご提案を差し上げることができると存じます」といった文言を入れる、などです。訪問でうまくいかなかった場合には特にこれが重要になります。

では、訪問のお礼メールのサンプルを見てみましょう。

■訪問のお礼メール 例文1

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subject:本日のMTGの御礼
株式会社□□ △△部
○○ 課長

本日は貴重な時間を賜り、誠にありがとうございました。
長時間、また丁寧にご対応いただけたことに感謝申し上げます。

○○課長より御社の取り組みについて伺うことができ、大変参考になりました。○○課長にお会いできたことをご縁として、御社のお役に立つようなご提案が弊社からできれば、と考えております。

今後とも何とぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ □□部
山田太郎

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相手が「課長」「部長」などの肩書を持っている場合には、「課長」「部長」には尊敬の意味が入っていますので、「○○課長」「○○部長」と書いて大丈夫です。「○○課長 様」と書くのはNG。二重の尊敬語ですからね。会えたこと、時間を割いてもらったことに対する謝意、その縁を大事にする気持ちを相手に伝えます。

■訪問のお礼メール 例文2

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subject:訪問の御礼
株式会社□□ △△部
○○ 様

本日訪問させていただいた株式会社△△の山田太郎です。
貴重な時間を賜り、誠にありがとうございました。

ご対応いただけたことに感謝申し上げます。

○○様よりご質問のあった納期についてですが、どれぐらい早められるかについては、弊社製作担当と検討し、2日後をめどにご回答を差し上げるようにいたします。
できるだけ御社のお役に立つようなご提案になるよう精進して参ります。

今後とも何とぞよろしくお願いいたします。

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訪問先から課題をもらった場合には、そのことについての対応を入れなければなりませんので、最初に持ってくる謝意については重くなり過ぎないようにします。課題への対応に時間がかかる場合には、その期間がどのくらいになるか明確にしておくのがいいですね。また、その課題に対して「頑張る」という姿勢を文言として盛り込んでおきましょう。

訪問のお礼メールの書き方をご紹介しました。訪問のお礼メールを送るのは、初めての訪問先であれば必須と考えましょう。ビジネスにおいては時間が何より大事なもの。貴重な時間を自分の訪問に使ってもらえたことへの感謝の意を伝えれば、誠実な態度で仕事に臨んでいることが分かってもらえます。お互いの信頼関係は少しずつ積み上げていくもの。その一助として訪問のお礼メールを使いましょう。

(高橋モータース@dcp)