就活スタイル編集部

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就活中に「かかってきた電話に出られなかった」という経験は多くの方が経験することです。そういうときのために、電話をかけなおすことに慣れておく必要があります。しかし、いざかけなおそうと思ったときに「どう電話したらいいのかわからない!」という学生さんも多いはず。そんな場合に役立つ就活中の電話の基本マナーの5ポイントをご紹介します。これさえ知っておけば就活中の電話も怖くないですし、「おっ! ちゃんとした学生だな!」と感じてもらえるはずです。ぜひ電話をかける前に参考にしてみてください。



■就活中電話をかける、かけなおすシーンってどんなとき?

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就活中に電話をかけるタイミングはたくさん存在しますが、代表的なものとしては下記の3つが挙げられます。

・OB、OG訪問をお願いするとき
・選考中の企業からの連絡に出られなかったとき
・選考中企業に日程調整、遅れるなどの連絡をするとき

いつも電話に出られればいいのですが、カバンの中に入っていて気がつかない、セミナー中や面接中で電源を切っていた、移動中で電話に出られなかったなど、長時間対応できない時間があるので、かけなおしが必要になることは就活中ならよくあります。この状況に慣れてしまうのが一番です。

かかってきた電話には出られるけれど、折り返しのときには準備することやルールがあるのを知らずに電話してしまうと、マイナス評価になるのではという不安もありますよね。かける場合にも、かけなおす場合にも共通の基本マナーがありますので、まずはその5つを押さえていきましょう。

■電話をかける、かけなおす際の基本マナー5ポイント

電話をかける、かけなおす際の基本マナーは下記の5ポイントです。

1.時間に注意する
2.周囲の騒音に注意する
3.手元にスケジュールや筆記用具を持っておく
4.用件をまとめた台本を作っておく
5.電話を切る前に伝えられたことを再度確認する

ひとつひとつ、詳しく解説していきましょう。

1.時間に注意する

<始業前、終業時間以降はかけない>

もちろんですが、業務時間外にかけるのはマナー違反です。かける企業の業務時間をしっかり調べてご連絡するようにしましょう。

<始業、終業時間の周辺1時間、ランチタイムは不在、もしくは忙しいのでかけない>

9時〜18時の企業であれば、9時〜10時、17時〜18時などは忙しいことが多いので、かけるのを控えましょう。上記の時間を避けて連絡することが重要です。終業時間以降に連絡を取りたくなった場合は、メールをしておき翌日電話するのがよいでしょう。休憩時間なども確認しておくのがおすすめです。

2.周囲の騒音に注意する

これは電話を受ける場合もそうですが、騒音が多い場所では出ないのがマナーです。できれば自宅など、物音がしない静かなところでかけるようにしましょう。緊急時に外出先で電話をしなければならない場合は、人の出入りが少ないビルや人通りが少ない場所などを見つけてかけるようにしましょう。

3.手元にスケジュールや筆記用具を持っておく

かける用件にもよりますが、就活中はたいてい電話で重要事項を伝えられるケースが多く、面接日程などの調整を行う場合もありますので、自分の電話番号やスケジュールがわかる状態、メモを取れる状態で電話をかけるようにしましょう。

携帯のアプリなどでスケジュール管理をしている人も多いですが、電話に出ているとお待ちいただいて確認することになります。非常に確認がしづらいので、スケジュール手帳など、紙ベースのスケジュールを使って管理しておくのがベストです。

4.用件をまとめた台本を作っておく

社会人になれば台本などを作らずに対応することができますが、学生のうちは緊張で用件が思い出せなくなるケースもあります。スムーズな会話のために台本を準備することをおすすめします。具体的には、以下のような内容で作っておきましょう。

-------------------------------------
例)
1.自分の名前を名乗る

お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。

2.部署名、課名とお名前、簡単な用件を伝えて取り次いでもらう

✕✕の件でご連絡させていただきました。◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

3.用件を伝える

お世話になっております。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?

面接日程の打診をいただきましてありがとうございました。7月1日の15時でお願いできればと思っておりますが、ご都合いかがでしょうか。

4.お礼を言って再確認して切る

ありがとうございます。では7月1日の15時御社の新宿本社ビルに□□様宛に伺わせていただきます。宜しくお願いいたします。

お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。失礼致します。
-------------------------------------

このように順番を書き、慣れないうちはどんな内容を話すのかセリフも一緒に書いておくと安心です。慣れてきたら順番や用件だけをメモすれば対応できるようになります。

なお、用件が複数ある場合は、最初に「✕✕の件と✕✕の確認の2点でご連絡させていただきました。」と伝え、電話を切る前にも「1点目は〜〜。2点目は〜〜で間違いないでしょうか。」と2点分の確認を怠らないようにしましょう。

また、伝え漏れがあったことが原因で何度も連絡を取るのはマナー違反です。取り次いでくれた方、お話した相手の時間を取ってしまうことになりますので、漏れがないように準備しておきましょう。

5.電話を切る前に伝えられたことを再度確認する

就活中に企業から電話がかかってきてかけなおす場合は、次回の面接日程調整などが多く、重要で忘れてはいけないことが多いです。自分のメモが間違っていないか、最後に確認を取りましょう。

メモを見ながら日時・場所・担当の方のお名前などを確認しておくと、日程の勘違いなどのミスを起こさずに済みます。数字の「4(し)」と「7(しち)」の読み方が似ているので7(なな)と読む、時間は24時間で表現するなど、聞き間違いがないようにするとさらにミスが防げます。

■電話をかける際の実際の流れ

(コール)

先方:お電話ありがとうございます。◯◯(社名)の△△でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

説明会だけで面接前の場合などは「◯◯大学の△△と申します。」とお伝えしましょう。「申します」と「です」は相手が認識しているかどうかで使い分けをします。

<かけなおす場合>
◯◯部△△課の□□様から本日11時頃にお電話いただいた件で、ご連絡させていただきました。(折り返しご連絡させていただきました。)

<その人だった場合>
あなた:気がつかず大変失礼致しました。お世話になっております。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?

<取り次いでもらってから、用件を伝える場合>
先方:少々おまちくださいませ。
あなた:ありがとうございます。(あるいは、恐れ入ります。)

(保留)

ご担当者:お電話変わりました。□□でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?
ご担当者:はい。お願いいたします。

<OB訪問のお願いの場合>
あなた:突然のご連絡で失礼致します。大学のキャリアセンターの◯◯様から□□様のご紹介を受け、ご連絡致しました。ぜひ御社のお仕事についてOB訪問でお伺いできればと思っております。ご検討いただけますでしょうか。

<面接日程調整の場合>
あなた:先程は二次面接のご連絡をいただきありがとうございました。いただいた日程の7月4日、10時に伺えればと思いご連絡させていただきました。

<確認があって連絡した場合>
あなた:お電話いただいたのですが、日程の部分を聞き取ることができず、確認でご連絡させていただきました。7月4日、7月5日、7月6日の10時で打診いただいたということで間違いないでしょうか。では、7月4日の10時でお願いできればと思います。宜しくお願いいたします。

このようにお話すれば用件も伝わり、スムーズに会話をすることができます。

<不在時>
あなた:かしこまりました。□□様は何時頃お戻り(かご存じ)でしょうか。その時間に改めさせていただきます。(改めさせていただければと思います。)
先方:14時頃戻り予定となっております。
あなた:ありがとうございます。ではその時間に改めさせていただきます。
先方:お手数おかけしますが、宜しくお願いいたします。
あなた:ありがとうございます。失礼致します。

不在の場合でも伝言などは残さず、改めるのが通例です。まれに何度も電話がつながらず、先方が「伝言を承ります。(ましょうか?)」と言ってくださったら「用件をメールさせていただきますので、□□様にそのように伝えていただけますでしょうか。」という対応をしましょう。先方が、「連絡がつきにくいので伝言を頂戴できますか?」とおっしゃった場合に伝言するのがベターです。

■よく使う用語集

普段の電話では使わない言葉ばかりで自然に使えるまでは時間がかかりますが、練習して慣れておきましょう。

・貴社→御社
・かけなおす→折り返し
・失礼します。→失礼致します。
・こんにちは。→お世話になっております。
・またかけなおします。→改めさせていただきます。
・突然すみません。→突然のご連絡、失礼致します。
・すみません(ありがとうございます)→恐れ入ります。
・わかりました、了解です。→かしこまりました、承知致しました。
・親切にありがとうございます。→ご丁寧にありがとうございます。
・すみませんが、伝言をお願いできますか?→恐れ入りますが(お手数ですが)、伝言をお願いできますでしょうか?
・電話番号を教えてください。→お電話番号を頂戴できますでしょうか。(お電話番号を伺えますか。)

文法としては「〜できますでしょうか。」「〜できませんでしょうか。」などの「です」と「ます」が一文の中に含まれる言葉は、二重敬語となります。しかし、最近ではビジネスシーンでよく使われており、正しい敬語「〜できますか。」「できませんか。」が少々ぶっきらぼうに感じられることもあります。先方の言葉遣いに合わせて対応できるとベターです。

■好印象を与えられるポイント

<早口にならずにハキハキと話す>
姿勢を正しく、大きく口を開けて話すようにするだけで明瞭な発音になります。相手が聞き取りやすくなりますので、意識して行いましょう。緊張して早口になってしまうと相手も聞き取りにくくなりますので、一呼吸おいて会話するのがベターです。

<携帯などにかける場合、携帯に転送がかかっている場合>
携帯などにかける場合、あるいは企業によっては固定電話にかけても、社用携帯に転送がかかる場合があります。周りが騒がしいときや歩いているように感じる音が聞こえる場合は、移動中や会議前などの忙しい時間で電話に出てくれているかもしれません。その状況を想定して、「いま2、3分程度お時間よろしいでしょうか?」と相手の状況を確認することで配慮のできる学生だと思ってもらえます。

<忙しそうな場合>
オフィスで電話に出てくれても、バタバタしている可能性もあります。とても忙しそうであれば、「ご都合よろしくなければ、また改めてご連絡致します。(何時頃がご都合よろしいでしょうか。)」と伝えると好印象です。

忙しさの度合いに応じてですが、あまりにも忙しそうであれば、取り急ぎ電話を切って再度お電話するのがおすすめです。相手から時間指定がくる場合もありますし、「こちらから折り返します」と言われることもあります。状況に応じて対応しましょう。

■まとめ

就活中に電話をかける、かけなおす場合の事例をご紹介しました。先輩との会話でも使わない敬語や言い回し、企業に電話をかける緊張感などで慌ててしまう方も多いですが、友人や家族につき合ってもらって何度かシミュレーションをしておくと感覚をつかめるのでおすすめです。

社会人になってからも使うフレーズばかりですし、就活中の評価も上がる可能性があるのでぜひ練習して就活中に完璧にしておきましょう!

執筆:高下真美(ナレッジ・リンクス)

新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。