フレッシャーズ編集部

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3月・6月など人事異動のシーズンになると、会社では歓送迎会が頻繁に催されるでしょう。あなたが人事異動になった場合、新しい部署で歓迎会が開かれることもあるはず。その場合には、歓迎会後にお礼のメールを参加者のみなさんに出すようにしましょう。今回は「歓迎会のお礼メールの書き方」をご紹介します。

■歓迎会のお礼メールの重要性! 最初が肝心です!

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新たな部署に配属されたときに歓迎会を開いてもらえる人は幸せですね。そのような機会に恵まれたら、歓迎会に参加してくれた人にお礼のメールを出しましょう。歓迎会のお礼メールを出して感謝の意を伝えることで、好感度を上げることができ、その部署に溶け込むことが容易になります。また、新しく来たあなたのメールアドレスを知ってもらうきっかけにもなりますね。

理想は一人一人個別にメールを出すことですが、人数があまりに多くなると大変な作業になりますので、「ccメール」で勘弁してもらいましょう。メールを書くよりも、その部署の戦力として本来の業務に時間を割くことが最優先ですからね。

歓迎会のお礼メールを出す際には下のような点に注意しましょう。

●歓迎会後スグに出す!
●出席者全員に出すこと
●感謝の気持ちを簡潔に伝えること
●新しい部署で頑張る気持ちを伝えること

歓迎会のお礼メールですから、歓迎会後スグに出さなければなりません。日にちがたってから出すと「そういえばあの日はありがとうございました」みたいな間の抜けた印象になります。理想は歓迎会の翌営業日・朝イチには出席者全員にメールが届いていることです。

ただ、メールアドレスがわからなければお礼メールも出しようがありません。メールアドレスを調べていて遅くなる分には仕方ありませんね。歓迎会の幹事に出席者を確認し、メールアドレスを教えてもらうのがいいでしょう。また、その部署のメンバーのメールアドレスがわかる一覧があればそれに当たるのもいいでしょう。

ここで気を付けたいのは、必ず歓迎会に出席してくれた「全員に」メールを送ることです。一人でも送り損なうと「私のところには来なかった」と、いらぬ波風を立てることになりかねません。くれぐれも抜けのないように送りましょう。

感謝の意を伝えるのがメインですので特に長い文面は必要ありません。歓迎会とはいえ仕事の上でのことですから、簡潔なメールを心掛けましょう。また、あなたの新部署に懸ける意気込みなども一緒に盛り込みましょう。

ただ、あまり最初から飛ばし過ぎると後が大変、ということもありますので、あまりに真剣すぎる決意表明のようなものは避けた方が無難です。あくまでもさらっと「早くこの部署の業務に慣れて戦力になるように頑張ります」程度にとどめておくのがいいでしょう。

では、歓迎会お礼メールのサンプルを見てみましょう。

■歓迎会のお礼メール 例文1

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subject:歓迎会ありがとうございました!
歓迎会でお会いした皆さま

昨日は歓迎会を催していただき、ありがとうございました。

新天地となる△△課の○○課長をはじめ、課員の皆さんに温かく迎えていただけたことに心から感謝いたします。
早く△△課の業務に慣れ、戦力と認めていただけるよう務めますので、ご指導ご鞭撻の段、お願い申し上げます。

メールにて恐縮ですがお礼申し上げます。
何とぞよろしくお願いいたします。

山田太郎

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上記はあくまでも「ccメール」を想定したものです。一人一人を「○○様」と挙げていくよりも「歓迎会でお会いしたみなさま」とした方がいいでしょう。メールですから、あまりヘッドの部分が重くなるのは考えものですからね。

歓迎会に参加したのが自分の異動した(配属された)「△△課」の上司と課員のみ、といった場合には「○○課長、△△課の皆さま」というような宛先もいいでしょう。また主催者が一人の場合、例えば○○部長が音頭を取って開催された、といったケースでは「○○部長」として別個にメールを送り、参加者にはccメールを送るといった対応が望ましいですね。

身内に「感謝いたします」を使うのはやり過ぎ、という指摘もありますが、自分のために歓迎会を開いてもらったという特殊な事情ですので、このような場合には使ってもおかしくはないでしょう。結語の部分は「何とぞよろしくお願いいたします」といった文でさらっと終わるのがお薦めです。新部署に来たばかりであまり打ち解けた表現を使うのもおかしいですからね。

上記のサンプルは新入社員が出す歓迎会のお礼メールとしてもそのまま使えますが、その場合は「新天地となる」を変えて、

配属となりました△△課の○○課長をはじめ、課員の皆さんに温かく迎えていただけたことに心から感謝いたします。

とし、「若輩者でありますが」を加えて、

若輩者でありますが、早く△△課の業務に慣れ、戦力と認めていただけるよう務めますので、ご指導ご鞭撻の段、お願い申し上げます。

などとするとベターかもしれません。自分でいろいろ工夫して使ってみてください。

歓迎会のお礼メールの書き方をご紹介しましたが、いかがでしたか? 歓迎会のお礼メールはとにかく早く出して、あなたの印象をよくするのがマルです。最初が肝心。配属先での人間関係をよくして職場を楽しくしちゃいましょう。

(高橋モータース@dcp)