創造的な仕事には、パーテーションなどで個人の空間を確保されているオフィスが望ましい(写真はイメージ)


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日本式のオフィスは創造的な仕事に向かない

「たかがオフィス」と思われるかもしれない。しかし働き方改革と生産性向上を進めるうえで、意外と重要なのがオフィス環境の見直しだ。もしかすると日本企業にとっては、オフィス改革こそ当面の最重要課題かもしれない。

 私は欧米をはじめ各国で企業のオフィスを見てきたが、大部屋で仕切りがなく、上司や同僚と顔を突き合わせて仕事をしているのは日本だけだ。どこの国でもたいてい管理職は個室に入り、一般の社員もパーテーションで囲われたブースのなかか、衝立で仕切られた机で仕事をしている。

 たまには「日本式の大部屋主義を取り入れています」というところもあるが、隣席とは数メートルも離れていて日本企業とはまったく様相が異なる。ちなみにドイツやデンマークでは、個人が専有する最低限のスペースが法律によって定められている。

 たしかに日本式のオフィスは単純な事務作業や人海戦術的な仕事には向いている。上司は部下の仕事ぶりを常に監視できるし、周囲の人といつでもコミュニケーションがとれる。新人は先輩に何でも聞いたり、見習ったりしながら仕事を覚えていくことができる。

 しかし単純な事務作業や人海戦術的な仕事は、大半がコンピュータに肩代わりされた。それによってホワイトカラーの仕事の中心は企画、分析、判断、推理などの創造的、知的活動に移った。

 そうなると日本式のオフィスは、メリットよりデメリットのほうが大きくなる。絶え間なく電話が鳴ったり、話しかけられたり、手元を覗かれたりすると仕事に集中できない。考え事をしたり、専門誌を読んだりしていると仕事をさぼっているように見られる。「きみヒマそうだな」と上司から雑用を押し付けられることもある。同僚の仕事を手伝わされるかもしれない。逆に忙しそうに電話をかけたり、パソコンのキーを叩いたりしているとがんばって仕事をしているように見てもらえる。

 日本式のオフィスは文字どおり「事務所」であり、創造的活動を行うのには適していないのである。

仕事に集中し、成果をあげられる環境を

 前々回の「どう評価する? 一見怠けているけど結果を出す社員」で述べたように、コンピュータ化できない創造的活動の特徴は、仕事のコアになる部分が人間の頭というブラックボックスのなかにあり、外から評価も管理もできないところにある。表面に出た態度や行動は周辺部分にすぎないのだ。

 したがって基本的には仕事ぶりには干渉せず、きちっと成果をあげているか、しっかり役割を果たしているかどうかをチェックするしかない。

 上司が部下の仕事ぶりを監視して細かく口を出すのはナンセンスである。また上司や同僚と常に顔を突き合わせていなくても、必要なときにミーティングをすればよいし、パソコンやスマートフォンでコミュニケーションを取るツールも次々に開発されている。

 しかし現状では、一部の情報・ソフト系企業やシンクタンクを除き、知的活動に適した環境で働こうと思えば在宅勤務かモバイルワークをするしかないといってもよい。

まずオフィス改革から始めるのが効果的

 さらに女性の活躍やダイバシティを推進するうえでも、日本式のオフィスは障害になる。女性にしても外国人にしてもプライバシーを重視するので、大部屋で仕切りのないオフィスは敬遠される。幼い頃から個室を与えられてきた若手社員も同様である。

 いずれにしても、日本式のオフィスは早急に見直さなければならない。

 理想はやはりパーテーションなどで個人の空間を確保することである。それが無理なら、机の向きを180度変えて、みんなが壁や窓に向かって座るようにすればよい。そして部屋の真ん中にテーブルを置いておけば、必要なときにミーティングも行える。このようなオフィスを中小企業で試してもらったところ、最初は「窓際族」のようで少し抵抗があったものの、慣れると仕事に集中でき、評判がよかったそうである。

 また、どうしても大部屋で仕切りのないオフィスにこだわるなら、個人の座席を決めないフリーアドレス制も選択肢の1つである。しかし、だれの隣に座るかで気を遣うといった問題もあり、期待したほど普及していないのが現状のようだ。

 私はむしろ小中学校のような「席替え」を提案したい。毎日、あるいは週単位で席をローテーションさせれば人間関係が濃密になりすぎるのが防げるし、いろいろな人と接することで新しい情報や刺激も得られる。

 オフィスの「分化」と仕事の「分化」は並行して進めることが望ましい。しかし仕事の「分化」、すなわち個人の分担と責任範囲が明確になるのを待っていたら、オフィスの改革はなかなか進まない。まずオフィス改革を先行させ、不都合があれば仕事の分担や慣行、マネジメントの方法などを見直すようにしたほうが戦略的に有効だろう。

筆者:太田 肇