フレッシャーズ編集部

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仕事には「打ち合わせ」が付きもの。全ての仕事はクライアントとの打ち合わせから始まるといっても過言ではありませんね。打ち合わせを行ったら、次の打ち合わせに向けての準備を進めなければなりません。そのためには「打ち合わせのお礼メール」も重要です。今回はこのお礼メールの書き方についてご紹介します。

■打ち合わせのお礼メールが「次」につながる!

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ビジネスでは1回の打ち合わせで全てが決まることはなかなかありません。普通は何度も担当者が打ち合わせを重ねて、仕事に育てていきます。ですから打ち合わせは非常に重要です。まずは打ち合わせの機会をつくることができなければ、そもそも仕事は始まりません。

また、新たなクライアントを発掘するというようなミッションでは、将来の取引先となるかもしれない企業に「打ち合わせ」の機会をつくってもらわなければなりません。プレゼンの場がなければ新しいクライアントになってもらうことができませんね。

飛び込み営業の経験者であれば、打ち合わせの時間を取ってもらうことがどんなに難しいかはよくご存じでしょう。相手の合意を得て、打ち合わせの機会を設けることがまず難しいわけで、うまく時間がもらえたらそのことに感謝しなければなりません。

「打ち合わせのお礼メール」は、相手に時間を割いてもらえたことに感謝の気持ちを伝えるものです。このお礼メールは好感度を上げるためにも役立ちますし、次の機会をもらうためのきっかけにもなります。特に初めてのクライアント、また付き合いの浅いクライアントが相手の場合には、必ず打ち合わせのお礼メールを出すように心掛けましょう。

■打ち合わせお礼メールのポイントは「次回」へどうつなげるか!

打ち合わせお礼メールを書く際のポイントは以下になります。

●スグに出すこと!
●感謝の意を示し、簡潔にまとめること
●次回の打ち合わせへの布石を入れる

まずは「タイミング」が重要です。打ち合わせから社に戻ったらスグに出すくらいの早さを心掛けると、相手に「御社を大事に考えている」「御社との打ち合わせは重要」という心証を与えられます。仕事を育てるにはスピードが何よりも肝要です。2-3日経ってから「思い出したように」メールを出すことだけは避けましょう。

簡潔にまとめることは、全てのビジネスメールに共通する鉄則ですが、その中に感謝の言葉を盛り込むことがポイントです。また当然ですが、きちんと敬語を使った文章にします。砕け過ぎた表現にならないようにも気を付けてください。たとえ打ち合わせを数度重ねてもビジネス上の関係であることには変わりません。

このお礼メールの中でも特に大事なのは「次回への布石」を入れることです。例えば初めて打ち合わせを行い、こちらのプレゼンがうまくいかなくても「御社のニーズを伺うことができましたので、もし次回の機会を賜れたらよりよいご提案ができるかと存じます」といった文で、相手へのアピールを怠らないようにします。

飛び込み営業に近い提案の場合には、サンドバッグのようにぼろぼろにされるかもしれません。しかし、諦めたらそこで終わりです。その打ち合わせで得られた相手の状況・ニーズを最大限にくみ取り、自分の会社でできる提案に練り直します。このような柔軟性を持つことが次の打ち合わせへの扉を開くのです。

では、打ち合わせお礼メールのサンプルをご紹介しましょう。

■打ち合わせお礼メール 例文1

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subject:本日はありがとうございました
株式会社□□ △△部
○○ 様

本日は打ち合わせの時間を賜り、誠にありがとうございました。○○様とお話しすることができ、御社について理解を深める機会となりましたことを感謝いたします。

私のお持ちしたプランは残念ながら御社のお考えにそぐわなかったもののように拝察いたしました。私どもの考えが至らなかった点について深く陳謝いたします。御社のニーズに応えられるようにプランを練り直し、もし可能でしたら再度お目にかかる機会を賜れたら、と存じます。

略儀ですが、取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

何とぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ □□部
山田太郎

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相手の人に会って話をする機会を得られたこと、自分の知見が深まったことに対する感謝の意を表する部分を最初に持ってきます。自分の持っていたプレゼンが空振りであっても、そこで諦めず次につなげられるような文章を入れるようにします。また、あくまでも取り急ぎのお礼であることを強調しておくのが良いでしょう。

■打ち合わせお礼メール 例文2

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subject:本日のMTGの御礼
株式会社□□ △△部
○○ 様

先ほどは貴重な時間を賜り、ありがとうございました。

弊社からの提案に誠実にご対応をいただけましたことに感謝いたします。

さらにこなれた価格でご提供できますよう検討させていただければ、と考えております。新たなご提案の時間を賜れればと存じますが、いま少し弊社にお時間を頂戴できますでしょうか。

略儀ながら、取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

何とぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ □□部
山田太郎

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こちらから持参した提案に対して不平・不満を言われても、そこは相手からの「対応」また「助言」と言い換えましょう。感謝の次には要件です。上記の例では「価格の調整」です。このような場合には、取り急ぎのお礼メールを出すことで、社内調整する時間を稼げます。打ち合わせで、検討に時間がかかることが議題となったら、お礼メールの中にこのような文を入れておくといいでしょう。

打ち合わせメールの書き方をご紹介しました。打ち合わせお礼メールはとにかく早く出すことです。打ち合わせから社に戻り終業まで時間があったら、その日のうちに出すのがよいでしょう。翌日の朝イチには相手に届いていることが望ましいですね。打ち合わせお礼メールをうまく使えば、あなたのビジネスをよりスムーズに進めることができますよ!

(高橋モータース@dcp)