フレッシャーズ編集部

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社会人になればお礼状を書かなければならないことがあります。お中元・お歳暮をもらった、仕事で格別の配慮を受けたなど、相手に感謝の気持ちを伝えなければならないことがあったらお礼状を書きます。今回は社会人の常識ともいえる「お礼状の書き方」についてご紹介します。

■お礼状の書き方 注意したいポイントとは?

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お礼状を書く際に注意したいポイントは以下の2つです。

●スグに書く!
●お礼のメールは「取り急ぎ」(略式)であり、手書きではがき・封書を送付するのが基本

まず、お世話になったことがあったらスグにお礼状を書くことです。時間をかけて、いくらすばらしいお礼状を書いたとしても、時期を失していればそれだけで非礼に当たります。遅くとも2-3日以内には相手にお礼状が到着するようにしましょう。相手の記憶が新しいうちに着かなければお礼状にはなりません。

また、メールでお礼状を出すという人もいらっしゃいますが、それはあくまでも略式なお礼状と考えましょう。やはり、お礼状は手書きで、はがき、また封書で送付するのが基本です。お世話になったことがあったら、まずは電子メールで取り急ぎのお礼を述べ、その後、お礼状のはがき・封書を郵送する、というのが望ましいですね。

お礼状を出すことで、相手に感謝の気持ちがよく伝わり、その人との関係を良好にすることができます。「小さなことからコツコツと」なんて言葉がありますが、ささいなことに思える「お礼状」であっても、いい関係を築くために大きな役割を果たしてくれるのです。

■お礼状の「はがき」と「便箋」の書き方の違い

お礼状を手書きする際には、はがき、また便箋を用います。より強く感謝の気持ちを伝えたい場合には便箋に書いて封筒で送付するのがいいでしょう。はがき、便箋に書く場合には以下のような点に注意します。

●はがきでのお礼状の書き方
・使用するはがき:普通の無地の郵便はがき。記念はがきやカジュアルなものは避ける。年賀はがきの残りなどは間違っても使わないようにします。
・筆記用具:色は黒が基本。万年筆を使うのならブルーブラックも可。

●便箋でのお礼状の書き方

・使用する便箋:白色の無地のものを使用。柄が入るなどカジュアルなものは避ける
・筆記用語:色は黒が基本。万年筆を使うのならブルーブラックも可。
・便箋を入れる封筒:白色の無地のものを使用。やや厚手のものを使うのがベター。茶封筒は業務的に見えますから避けましょう。

最近では、手書きで手紙を書くことが少なくなっていますが、感謝の気持ちを込めてできるだけ丁寧な文字を書くようにします。筆記用具はボールペン、あるいは万年筆を使いましょう。万年筆の場合にはインクはブルーブラックを用いるのもいいでしょう。ブルーブラックは品があるように見えて、そのぶんお得です。また、使用する封筒はあまり大きなものも考えものです。長形4号(横90mmx縦205mm)ぐらいが適当です。

■お礼状では書式に注意しましょう!

お礼状の書式は、手紙の書き方に準拠したものとします。以下のような順番で書きましょう。

●頭語
●時候のあいさつ
●本文
●結びのあいさつ
●結語

「頭語」では「拝啓」で始めることが多いですね。頭語が拝啓の場合には、結語は「敬具」となります。頭語と結語は決まった組み合わせがありますから、ばらばらにならないように注意してください。

「時候のあいさつ」は季節ごとに違った定型句があります。例えば7月なら、

・土用の入りとなり
・酷暑の候となりましたが

もう少しくだけた言い方ですと、

・暑い日が続きますが
・本格的な暑さが続きますが

といったもので、この後に「安否のお伺いの文」をつなげます。

・酷暑の候となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
・本格的な暑さが続きますが、お変わりありませんか。

という具合です。

「本文」は、お礼状ですから、まずは感謝の言葉から入るのがいいでしょう。その後に、相手のお世話になったおかげでどのようになったか、また感想などを述べましょう。

「結びのあいさつ」は、再度感謝の言葉と共に締めます。また「結語」は頭語とセットですから、間違った結語としないようにします。

この後に「後付け」として、

・日付
・自分の名前(所属など)
・宛先

を入れます。では、お礼状のサンプルを見てみましょう。

■お礼状の書き方を例文でチェック

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拝啓

酷暑の候となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。○○様におかれましては、益々ご健勝のこと、お慶び申し上げます。

過日はご多忙の中、弊社に訪問を賜り、新サービスについて大きな助力を賜りましたこと、深く感謝を申し上げます。

御社、○○様のご助力によりまして、弊社の懸案でありました新サービスをうまく立ち上げることができました。これから弊社一丸となりまして、この小さな種を大きな柱に育てるべく努力して参ります。御社、○○様にも温かく見守っていただけたら、と思う次第です。今後とも、ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

略儀ではありますが、まずは書中をもって御礼申し上げます。

敬具

平成二十九年七月十七日
株式会社□□□□□
新規開発部
高橋太郎


△△△株式会社
第三技術部
○○様

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お礼状の書き方をご紹介しました。お礼状を出すことは社会人の常識です。お礼状をもらう方も特に記憶に残りますから、お互いの関係を良好にする効果があります。お世話になることがあったらお礼状を出すことを忘れないようにしましょう。実際にお礼状を出すときに困らないように、書式などは覚えておきましょうね。

(高橋モータース@dcp)