メール見落としを防ぐ切り札になる? Gmailの「マルチ受信トレイ」の使い方

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Web版のGmailには「マルチ受信トレイ」という機能が用意されている。
この機能を使うと、条件の異なるメール一覧を複数のパネルに別々に表示することができる。

実は、この「マルチ受信トレイ」は、メールの見落とし防止にはとても効果的なのだ。
初期設定では有効になっていないので意外と知られていない。

「Gmailの受信メールが多すぎて見落とすのが怖い」という方は、ぜひ試してほしい。

●意外と知られていない? Gmailの「マルチ受信トレイ」
長年、Web版のGmailを利用しているユーザーなら、メールを分類・整理するために「フィルター」と「ラベル」は活用しているだろう。

・フィルターはメールの検索条件を登録・適用する機能
・ラベルはメールに名前(ラベル)を付ける機能
フィルターとラベルを組み合わせれば、膨大なメールの中から必要なメールを見落とすことは、ほぼなくなる。

ただし、フィルターとラベルを組み合わせても、標準のGmailにはできないことがある。
それは、条件の異なるメールを同時に表示することだ。

たとえば、
・「重要マークの付いたメール」
・「○○さんからのメール」
この2つのメールを同時に表示することはできない。
どちらか片方だけのメールを一覧表示することはできるが、同時に両方のメール一覧を表示することはできないのだ。

しかし、Gmailの「マルチ受信トレイ」を使うと、それが可能になる。

次は、マルチ受信トレイでメールを表示した画面の例だ。
メール一覧が3つのパネルに分かれているのが確認できると思う。
・左側は「受信トレイ」
・右上は「重要」マークの付いたメール
・右下は特定のラベルの付いているメール
といったように表示される。


Gmailのマルチ受信トレイを有効にした例。左側に「受信トレイ」を表示し、右上と右下には別々の条件に合うメールが一覧表示されている。


これは、受信トレイに大量のメールが届く人には、特に便利な機能だ。
たとえば、
「重要」マークのメールや特定の人物(たとえば取引先の担当者)からのメールを受信トレイと同時に表示できるので、大切なメールを見落とすリスクをグッと下げられる。

●マルチ受信トレイの設定方法
「マルチ受信トレイ」はGmailの設定にある[Labs]にある機能だ。
利用するためには、
・設定画面で「Labs」を選択
・[マルチ受信トレイ]の[有効にする]をオン
・[変更を保存する]をクリックする

ただし、受信トレイでタブを利用している場合は、マルチ受信トレイが利用できない。
タブを無効にするには、[設定]ボタンをクリックしてメニューを開き、[受信トレイを設定]を選択する。そして、[ソーシャル]や[新着]などのチェックをすべて外して[保存]をクリックする。まずは、ここまでの手順を示しておこう。


Gmailの設定画面を表示したら、[Labs]に切り替えて[マルチ受信トレイ]の[有効にする]をオンにする。そして、[変更を保存]をクリックする。



[設定]をクリックしてメニューを表示したら[受信トレイを設定]を選択する。



[ソーシャル]や[新着]などのチェックをすべて外して[保存]をクリックする。


ここまで設定したら、再びGmailの設定画面を表示する。
設定のメニューに[マルチ受信トレイ]が追加されているはずなので、クリックして画面を表示する。

あとは、[検索キーワード]に検索条件、[パネルのタイトル]にパネル上部に表示する文字を設定し、表示する件数(1〜99)、パネルの表示位置を指定して[変更を保存]をクリックすればいい。

なお、パネルは最大5つまで表示できる。また、設定欄を空欄にすれば、そのパネルは表示されなくなる。


設定画面の[マルチ受信トレイ]の設定。条件やタイトル、表示件数、表示位置を設定して[変更を保存]をクリックする。



受信トレイとともに、条件に合うメールが複数のパネルに一覧表示されるようになる。



井上健語(フリーランスライター)