「忙しさ」は業務を測定することで改善できる

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「忙しい」と言うだけでは、いつまでたっても忙しさから脱却できない。今の働き方を変えたければ、何より業務を「測る」ことが大切。定量化しないと把握できず、測定できないものは改善できない。ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が生産性アップのコツを伝授。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

業務を測る
施策の効果は定量化しないと把握できない

「忙しい」とただ騒いでいても、いつまでたっても忙しさから脱却できません。
 どれくらい忙しいのか? どの業務にどれだけ負荷がかかっているのか? これを定量化しないことには、どこにメスを入れるべきかもわからなければ、改善効果も証明できません。業務をきちんと測定しましょう。

(1)定常業務/非定常業務の割合の変化を把握する
(2)改善の効果を測る

(1)定常業務/非定常業務の割合の変化を把握する

 定常業務と非定常業務にかけている時間がどれだけかをまず把握しましょう。これを月単位で測定し、傾向を把握しましょう。第3回で見た業務一覧の表の右側に「4月」「5月」「6月」……と月別の列を作って、各業務にかけた時間(実績)を毎月記入します。

 厳密さにこだわりすぎる必要はありません。測る作業が気になって、生産性を下げてしまっては本末転倒。「およそ2時間くらいかかった」「だいたい全業務時間の2割くらい」など肌感覚で、あるいはメールの業務であれば、「1件当たりのメールをやりとりするのに約20分。今月は10件やりとりしたから、200分」この程度の精度で構いません。

 こうして、業務ごとの所要時間、さらには定常業務と非定常業務にかかっている所要時間の割合がどのように変化しているかを把握します。

(2)改善の効果を測る

 (1)(2)の測定結果は毎月1回程度、チーム全員(あるいはリーダーだけ)で集まって確認しましょう。チームが理想状態に向かっているか? チームが成長しているか? 改善策や生産性向上策の効果が出ているか? 定量的な測定値が判断の助けになります。

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