生産性をあげるには、定常業務を減らして付加価値業務を増やすことが大切。では、どのように定常業務を把握し、その割合を減らしていくのか? ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が、仕事の4つの分類法と力のかけ方のコツを教える。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

「のび太のくせに生意気だ」
重要でないことに多くの時間を使っていないか?

「お前、のび太のくせに生意気だぞ!」

 国民的人気アニメの名セリフ。この発想、業務の問題を発見する上で大事です。

・この業務、たいして重要でないクセに、ずいぶんと時間がかかっているんだな……
・たかだか1人の部長のための報告に、えらいリソースを割いている
・こんな単純作業に、毎月2人がかりで10時間も使っているの!?

 とるに足らないような業務に、人手や時間やコストをムダにかけている。いわば、「のび太のくせに生意気だ!」。これ、もったいないですね。チームの業務を洗い出した「業務一覧」(第3回参照)を眺めながら、そこにぜひ気づきましょう(ちなみに、のび太くんの人格をどうこう言っているわけではありません。念のため)。

定常業務の割合を把握する
ルーチン業務を減らして付加価値業務を増やす

 業務の一覧化をすることで、定常業務と非定常業務のバランスが見えてきます。一覧のリストに色付けしてみるのもいいですね。

 定常業務と非定常業務の割合に注目しましょう。定常業務に追われている状態になっていませんか? もちろん、定常業務だけをやればいいチームなら問題ないかもしれませんが、高付加価値業務や新規業務へのシフトが求められているのであれば、定常業務の割合を減らす努力をしなければなりません。

 定常業務がどのくらいの割合を占めているのか? これをまず把握しましょう。そうでないと、目先のこまごまとした業務に日々追われて新しいことに手をつけられなかったり、新規業務分が純増になって残業が大幅に増えます。

「付加価値業務にシフトせよ」「定常業務を効率化せよ」

 そのためにも、現状把握は肝です。

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