Inc.:職場で行われている会議のほとんどが時間のムダでしかないと感じているなら、良くも悪くも、あなたの感覚はまともだと言えます。あるアンケート調査によると、会議の時間の50%は非生産的であり、幾多の会議の25%は重要でない議題に費やされているそうです。私たちは、顧客のためのビジネスを構築するときには、とても慎重にプランします。同じように、参加者のために会議を開くことについても、慎重にプランする必要があるのです。成功する会議とは、参加者のことを念頭に置き、よくプランされた会議です。

以下に、脳に優しい会議をデザインするための4つのヒントを紹介します。

1. 会議の目標を設定する

目標を達成するたびに、私たちの脳はドーパミンを分泌します。そして、ドーパミンは脳内の報酬経路を通っていきます。この現象が起きると、私たちは快感ややる気を感じます。こうした報酬の感覚を味わうたびに、この快感をもう一度得たいと願い、集中力とやる気が高まるのです。

どんな会議でも、事前に具体的かつ公式な目標を設定するようにします。そうすれば、参加者は何を期待され、どうすれば会議に効果的な貢献ができるかがわかります。会議で目標を達成するという体験を繰り返すうちに、会議に対する集中力とやる気が高まっていきます。

2. 会議をセクションに分割する

私たちの脳は、新しい情報を処理するために、かなりの量のグルコースや酸素、血流を必要とします。ですので、会議で椅子に座っているだけでも、体は疲労していきます。

参加者が燃え尽きるのを防ぐために、会議をより小規模で消化可能なセクション(最大18分)に分割してください。 そして、すべてのセクションの終わりに、質疑応答の時間を設けます。また、2〜3セクションごとに、会議室から出ることにできる休憩を与えるようにします。

3. 運動を組み込む

数々の研究が、運動により脳のパワーが高まることを示しています。私たちが学習したり、情報を処理するとき、脳内でニューロンが経路を通って移動し、新しい接続を形成します。運動をすることで、脳内の活動が刺激され、学習や思考のプロセスが促進されます。

ジョギングをしながら会議を行う必要はありませんが、会議中にうまく体の動きを組み込むようにしてください。たとえば、小休憩をとり、参加者全員に立ち上がってストレッチをしてもらったり、部屋の反対側へ歩くことを要求するような、何らかのアクティビティを挟むのも良いでしょう。

4. 1日の後半に会議をする

デューク大学のある行動科学者によると、私たちが最も生産的になるのは、朝の最初の2時間なのだそうです。ここは、多くの人が自分にとって重要なタスクに集中したいと考えている時間帯です。午前中に会議を開いてしまうと、参加者たちは、それぞれが抱える喫緊の課題に気持ちをとられて、会議に集中できなくなります。

ですので、少し意外な感じがするかもしれませんが、午前中に会議をスケジュールするのは、できるだけ避けたほうが賢明です。参加者たちが、それぞれの重要なタスクに取り組んだあとで、会議に来てもらうようにすれば、頭の中もスッキリして、あなたが進めたい議題に集中してもらえることでしょう。

残念ながら、会議はすでに多くの人から悪い印象を持たれています。参加者の集中力を取り戻すには、脳に優しい会議をデザインするように心がけてください。

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