日本人の働き方は生産性が低い。生産性をあげるには個や組織の改善では不十分。改善のヒントはチームの生産性にある。ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士が、仕事の進め方を根本から変えるプロセス改善の手法を伝授する。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

すべての業務を洗い出す
まずはリスト化して全体像をざっくり把握する

 生産性をあげるには、「見える化」からの「言える化」が肝です。チームで持っている業務を洗いざらいにして(これが「見える化」)、「ここがムダ」「あれ、これって時間かかりすぎじゃない?」と指摘しあえるようにする(これが「言える化」)。この繰り返しで、チームの生産性はあがっていきます。

 まずは、あなたのチームの業務をすべて洗い出してみましょう。ここで、いきなり手順書(あるいは業務マニュアル)を作り始めてしまう(そして、途中で挫折してしまう)と迷宮入り。残念ながら、どんなに頑張ってせっせと手順書を作っても、業務全体は見えません。大きな改善や生産性向上にはつながりません。

 手順書を作るとは、全体の業務が10あるとしたら、そのうちの1つか2つの業務の作業部分だけを可視化する取り組みです。1つ1つの作業の中身はわかりますが、あなたのチームの業務の全体像は見えません。目的は、業務全体の把握。そのためには、業務一覧をまず作る必要があります。

 単なるリストで十分。エクセルのシートを1つ作って、1列目(画面左側)から順に次の項目名を入れた表を作ってみてください。

・No.(項番)
・業務名
・担当者
・頻度
・所要時間(業務量)

 次に、No.1から順に、あなたのチームの業務内容を表に埋めていきます。頻度は「月1回(毎月最終稼働日)」「毎日」「週20件程度」など、所要時間(業務量)は「月10時間」「週3時間」など単位を決めておおまかな所要時間を記入します。数字は感覚で構いません。とにかく思いつく限り、すべての業務を洗い出してみましょう。

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