なぜ"ワード図表"は思い通りにならないか

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表を作るとき、イラストや写真を貼るとき、エクセルのグラフを入れるとき……ワードがいうことを聞いてくれないのは、ワードなりの理屈があった! その道のプロが、図表を思い通りに操作する方法をご紹介。

■【トラブル1】ワードで表を作るとき

「ワード図表問題」には、多くの人が悩まされているようです。でも、ワードの特性を理解して基本の操作を押さえておけば、驚くほど簡単に解決します。

まずはワードで表を作るとき。ネックは幅の調整でしょう。挿入した直後の表はページ幅いっぱいに広がるので、これが不格好で気になるのか、すぐに幅を変えようとする人が大勢います。ひとまずそれは置いておいて、先に文字を入力しましょう。列の幅は文字量を見ながら後でまとめて調整するほうが、効率的です。ワードの表をよく使うなら、表内をクリックするとリボンに現れる「レイアウト」タブを見ておくとよいでしょう。実務レベルで使える表の編集機能が集結しているからです。

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●列の幅をいい感じに調整できない
⇒【解決】幅を変更したい列を選んで右の境界線上でダブルクリック。

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(a)それぞれの列内の最長データがちょうど収まる幅に変更された。

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●表内の文章が、改ページによって分断される
⇒【解決】表全体を選択し、右クリックして「表のプロパティ」を選ぶ。「行」タブの「行の途中で改ページする」のチェックを外す。

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(b)きりの悪いところで改ページされてしまい、読みづらい表になってしまっている。

(c)一つの欄が同じページに収まるように調整され、読みやすい表になった。

■【トラブル2】ワードに画像やイラストを入れるとき

次は図の話です。イラストや写真を入れると、ワードならではの困った現象に遭遇します。そう、画像が文字と一緒に動いてしまいますよね。これは「行内配置」といって、カーソル位置に特大サイズの文字が割り込んできたのと同じ状態になるためです。ワードはワープロソフトなので、画像は最初文字扱いで入ってきます。この「文字扱い」を解除するには、画像の上で右クリックして、「文字列の折り返し」から「行内」以外を選びます。このひと手間で、画像の位置を思い通りに変更できるように。文章を改行しても画像が一緒に動かないようにするには「ページ上で位置を固定する」を選べばOKです。

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●文章を編集していると、画像が一緒に動いてしまう
⇒【解決】画像を右クリックし、「文字列の折り返し」→「ページ上で位置を固定する」をクリック。(2010の場合は、「文字列の折り返し」→「その他のレイアウトオプション」をクリック。「位置」タブで「文字列と一緒に移動する」のチェックを外す)

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(a)画像の上の行で改行すると、文章と一緒に右の画像も下へ移動してしまう。

(b)操作後は文章を編集しても、画像は動かなくなる。特定の位置に画像を固定しておきたいときに役立つ。

■【トラブル3】ワードにエクセルのグラフや表を入れるとき

最後に、エクセルで作った表やグラフを貼り付ける場面。サイズを変更すると、レイアウトが崩れてしまって困ります。そんなトラブルは、貼り付けの形式を変えることで対処。貼り付けた直後にグラフや表の右下に現れる「スマートタグ」で、表の外観をエクセル、ワードのどちらに合わせるかを選んだり、画像に変換してレイアウトを固定したりできます。「リンク貼り付け」を選べば、エクセル側で数字が変更されたときに、ワードでも同時に更新されますよ。

これで、ワードの図表は思いのままに! ぜひお試しを。

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●エクセルから貼り付けたグラフを縮小すると、レイアウトが崩れる
⇒【解決】エクセルのグラフをコピーし、ワードで「ホーム」タブから「貼り付け」を選ぶ。直後に表示されるスマートタグで「図」をクリック。

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(c)エクセルからコピーしたグラフを縮小すると、グラフ内部のレイアウトがおかしくなってしまう。

(d)グラフが画像になり、縮小してもレイアウトは変わらなくなった。

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木村幸子
IT Olive代表。大手電機メーカーのソフトウェア開発部門、編集プロダクションを経て独立。Microsoft Officeを中心とした書籍の執筆、講師を務める。
 

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(木村 幸子 撮影=富田寿一郎)