WordやExcelでスマート検索!Office 2016の使わないと絶対損する便利な情報検索機能

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Office 2016ユーザーで「スマート検索」を利用していないとしたら、
それは、かなり「もったいない」。

「スマート検索」は非常にシンプルな機能だが、Word、Excel、PowerPoint、Outlookで共通して利用できるので活用範囲は広い。

今回は、「スマート検索」の基本的な使い方を紹介しよう。

●Officeユーザーなら使わないともったいない「スマート検索」
Office 2016には「スマート検索」という機能が用意されている。
これは、Word、Excel、PowerPoint、Outlookで用意されていて、ドキュメント中のキーワードをインターネットで検索し、ウィンドウに表示してくれる機能だ(Mac版のOffice 2016でも利用できる)。

たとえば、Wordであれば、文書中のキーワードを選択後、右クリックして、メニューの[スマート検索]を選択する。
すると、右側に
・Wikipediaでの検索結果
・Bingの検索結果
・Bingのイメージ検索結果
が表示される。
各検索結果で[その他]をクリックすれば、さらに詳細な検索結果も表示できる。もちろん、結果をクリックすれば、Webブラウザを起動して検索ページを表示できる。

なお、Excelについては、セルを右クリックしても、セル中の文字を個別に選択して右クリックしてもスマート検索が利用できる。セルの場合はセル中のすべての文字で検索され、セル中の文字を選択した場合は、その文字だけで検索される。


Word 2016で調べたいキーワードを選択して右クリックし、[スマート検索]をクリックする。



右側に検索結果が表示される。



[その他]をクリックすると、さらに詳細な検索結果が表示される。


機能としてはこれだけだ。非常にシンプルだが、これがWord、Excel、PowerPoint、Outlookで使えるメリットは大きい。

たとえば、
Excelで顧客名簿や請求書などを作成中に、会社名をスマート検索すれば、住所や連絡先がすぐにわかる。WordやPowerPointの資料でわからない言葉が出てきたら、その場ですぐに調べられる。

Outlookで受け取った取引先からのメールに書かれていた製品名をスマート検索すれば、すぐに製品について調べられる。あるいは、受け取った怪しいメールの本文をまるごとスマート検索すれば、スパムメールかどうかを調べることもできる。

どのOfficeアプリを使うときも、わざわざWebブラウザに切り替えてキーワードを入力する必要がないので、操作はとてもスムーズだ。
毎日、Officeを使っているビジネスパーソンなら、使わないと損だろう。


Excelで名簿や請求書などを作成しているとき、会社名でその会社のホームページや住所、連絡先などをすぐに調べられる。



PowerPointの資料でわからない用語や概念をすぐに調べられる。画像の検索も可能だ。



Outlookでもスマート検索できる。受信メールに含まれているキーワードや文章をすぐに調べられる。


●検索エンジンはBing、Officeインテリジェントサービスの有効が必要
操作がシンプルなので、難しいところは何もないが、2つだけ注意点を記しておこう。
1つは、検索エンジンがマイクロソフトのBingに固定されているということだ。Googleが選べればいいが、それはさすがに無理か……。

もう1つは、Officeインテリジェントサービスが有効になっている必要があることだ。右クリックメニューの[スマート検索]を選択したとき、以下のようなメッセージが表示された場合は、[オンにする]をクリックすることで、Officeインテリジェントサービスが有効になる。


Officeインテリジェントサービスが無効だと、このメッセージが表示される。[オンにする]をクリックすると有効になって、スマート検索が利用できるようになる。


なお、Officeインテリジェントサービスとは、クラウド機能を利用して実現されるOfficeの機能を指すようだ。[ファイル]タブの[オプション]でOfficeアプリのオプションのダイアログボックスを開くと、[基本設定]に[Officeインテリジェントサービス]という項目が用意されている。通常は、[サービスを有効にする]をチェックしておけば問題ないだろう。


Officeアプリのオプションのダイアログボックスに用意されている[Officeインテリジェントサービス]の項目。[サービスを有効にする]をチェックしておけば、スマート検索を利用できる。



井上健語(フリーランスライター)