独り歩きする資料作りの肝は「数字・言葉選び・レイアウト」

写真拡大

社内で回覧される資料と
プレゼン用の資料は違う

 みなさんこんにちは、澤です。

 前回のプレゼンをテーマにした記事は、おかげさまで大変な反響をいただきました。いかに皆さんがプレゼンテーションに対して強い興味や問題意識をお持ちなのかを実感することができました。

 様々な形でフィードバックをいただいたのですが、その中からTwitterでいただいた「プレゼンする機会がない場合の資料の作り方」つまり「資料だけ独り歩きすることが前提のドキュメント作成方法」を今日はご紹介したいと思います。

 プレゼンをすることが前提の資料であれば、文字は少なくてもかまいません。行間は口頭で語ればいいし、その方が聞いている側の理解も深まります。

 上のスライドは、私がプレゼンテーションの講習で使ったものです。このスライドを映している最中には、

「皆さんは製品やサービスを主語にしてプレゼンテーションしていませんか?それでは聞いている人のアクションにはつながらないので、『皆さんは』『皆さんが』と主語を置き換えても話せるように頭の中で組み立てましょう」

 といった説明を加えました。しかし、私の説明を一切聞かずにこのスライドだけを見た人は、おそらく何を言いたいのかさっぱり分からないことでしょう。

 プレゼンを実際に行う機会がなく、資料だけが人々の手に渡る前提であれば、上記のようなスライドは適切とは言えません。あくまでもプレゼンテーションしている人の声や表情とセットでないと効果がないからです。

 その一方で、あらゆる情報を突っ込んで、ごちゃごちゃの資料になってしまうと、説明抜きで読む側も理解が難しく、それはそれで資料としての利用価値を下げることになりかねません。

続きはこちら(ダイヤモンド・オンラインへの会員登録が必要な場合があります)