メッセージが一目瞭然「グラフの鉄則」

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プレゼンの際、聞き手を説得する材料として、グラフを効果的に使いたいものです。しかし、使い方を誤ったグラフをよく見かけます。その特徴は情報量が多いこと。こうしたグラフは解釈の余地が増え、聞く側の関心がよそにいったり、話題がそれたりして、いい印象を生みません。

グラフの鉄則。それは「ひとつのビジュアルにつき、ワンメッセージ」です。ノイズになるような情報は極限までカットすることで、メッセージの強度は増します。特に短時間のプレゼンでは、メッセージが一目瞭然で伝わらなければ、グラフにしている意味がないと言えるのです。

ただし、総売り上げが伸びているのなら、その数字を強調すればいいのですが、必ずしも好ましい結果ばかりとは限りません。そういう場合は「この商品だけは売れている」「前月よりも伸び率が上昇している」など、ポジティブな要素を探し出し、評価基準を変えて“局地戦”を仕掛けるのです。これは単なるごまかしではありません。データの詳細は、必要に応じて出せばいい。

視点を変えて何かの傾向を発見することで、仕事のヒントが生まれることもあるからです。

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【STORY】9、10月は多くの商品を営業した山田さん。前月に比べ、全体ではわずかに受注総数が増えたものの、商品によっては売り上げが下がったものもあった。会議では、できるだけ上司にいいところを見せたいが、どのように報告したらいいだろうか?

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■データを活かすグラフを選ぶ

まずは報告したい基データを準備。シェアなどの割合は円グラフ、売上高の推移といった変化は折れ線グラフなど、それぞれのグラフには“得意分野”がある。伝えたい部分を、最適なグラフを使って表現することが相手の評価を分ける。

【NG】情報を全部出すのはNG
情報が多いため、人によって注目点が異なり、「Bの受注が大幅に伸びた」「Mは比較的受注が多い」など、多様な理解が発生してしまう。本来伝えたいメッセージだった「受注総数の増加」がかすんで、ほとんど伝わらない。

【OK】伸びた部分を強調!
グラフの内容を「6%アップ」にしぼり、さらに適切な棒グラフと矢印を採用したことで、業績が伸びた事実が強調された。あくまでもゴールは、グラフによってメッセージを伝えること。グラフを作るのがゴールにならないよう気をつけたい。

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【結論】10月の受注数は、9月の6%アップを実現しました!

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POINT●グラフの効果的な使い方

棒グラフ■ある量の大小を表現したいとき

特にマイナスからプラスへ転じたとき、プラスからマイナスへ転じたときなどはインパクトを与えるために有効。

差を強調したいときに効力を発揮する棒グラフ。単にすべてをグラフ化せず、どれくらい増減したのかを数値や矢印で補足したり、基準値を上に設置したりするといい。

線グラフ■連続的な変化を表現するとき

特に突発的な増加(減少)ではなく、長期的なトレンドを表現したいとき、時系列での変化を示したいときには有効。

実際、人は線で表現すると視線がその線をたどっていく習性がある。変化を強調するには、線をいくつも重ねず、3、4本におさえる。罫線も時により省略してもいい。

円グラフ■ある量の内訳を表現したいとき

人は無意識に円=欠けた部分がない=すべて満たされた状態=100%と認識しているため、割合を表現するときには円グラフが有効。

円グラフで表現する際、小さなデータは視覚的に見づらいため、伝えたい要素以外の「その他」はなるべくまとめる。さらに強調したい数字は大きくし視覚的に訴える。

レーダーチャート■バランスの有無を表現したいとき

特に個人や取引先の総合評価を表現する際に有効。総合点の大小ではなく、バランスの有無を表現することに威力を発揮。

色を変えた平均値と一緒にグラフ化することで、「何が強いのか」という特性を際立たせることができる。軸の目盛りは多いとメッセージが鈍るので、5個程度におさえる。

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BMコンサルティング代表 深沢真太郎
「ビジネス数学検定」日本最上位1級。企業研修などでビジネス数学を指導。『数学女子 智香が教える 仕事で数字を使うって、こういうことです。』など著書多数。

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(BMコンサルティング代表 深沢 真太郎 文・構成=鈴木 工、岩辺みどり)