電話は失礼なのか? スマホ時代のスマートな電話コミュニケーションの心得とは

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スマホでのLINEやTwitter、Messengerなどのメッセージやメールがメインのコミュニケーション手段となり、電話(通話)が苦手な若者が増えているという。
また、ビジネスにおいても、メールやメッセンジャー利用が増えており、通話による作業分断を嫌がる人、電話受信を迷惑と考える人も増えてきている。

とはいえ、事故や病気などの緊急時や急ぎのビジネス連絡では、電話による通話は、いまだに無くせない連絡手段でもある。

では、電話を嫌がる人が増えた今の時代、どのように電話をかければいいのだろうか。

●メール(メッセージ)のメリット・デメリット
携帯電話が普及するまでは、電話と言えば固定電話のことだった。連絡手段は電話での通話がメインで、パソコンを使ったメールの利用は仕事などに限られていた。

携帯電話が登場し、その後スマホの時代となり、メールやメッセージは普通に日常で利用する連絡手段となった。
これだけ、普及した背景は、メールやメッセンジャーが、手軽で便利だけでなく、使って楽しいからだろう。

メールやメッセージのメリットは、
・相手に負担や迷惑をかけることが少ない
→相手の都合が良いときに見ることができる
・メッセージの内容が残る
 →連絡した内容を後でも確認できる
・メッセージの既読が確認できる
 →メッセージが相手に届いたことを送信者が確認できる
・複数の人と一度にやり取りしやすい
 →同時に連絡、調整ができる
などが挙げられる。

逆にデメリットもある。
・既読機能のないツールの場合、相手が読んだかどうかが不明
・チェック頻度が低い相手の場合、緊急の連絡が届かないことがある
・文面によっては、誤解を招き、トラブルとなる可能性がある

●家(家族)の電話から、自分1人の電話に
携帯電話やスマホになり、電話そのものが家(家族)の電話から、自分だけの電話に変わった。

携帯電話やスマホは、常に携帯され、自分以外応答しなくなったことで、新たな通話マナーが必要となった。

たとえば、送信者は、相手がどこにいるかわからないため、電車での移動中や大事な会議中など、周囲に他人が多くいる場所でも電話はかかってくる。

どこでも通話できるからこそ、通話のマナーが求められる。

つまり、今、相手がどのような状況にいるかが不明な中で電話をかけるため、相手にとっては迷惑になる可能性もあるということだ。

しかし、必要な連絡であれば、電話はかけなくてはならない。

●相手や時間、用件などを踏まえて電話をかける
電話をかける際のマナーは、
・仕事の電話
・家族や友だちとの電話
など、相手や内容によって変わる。

筆者が親に連絡するなら、夜7時〜9時の間に電話をかけるケースが多い。
理由は、遅い時間だと睡眠を邪魔することになる。7時過ぎなら、一波的に勤務時間外となる場合が多いからだ。
相手の生活スタイルがわかっている場合、平日の昼間や遅い時間に電話をかけることも問題がないケースもある。

また相手の年齢によっても、通話とメール、メッセンジャーなどの手段を変えている。
両親など相手が高齢者の場合、メールよりも通話を好まれるので、通話という手段をとることが多い。
逆に、友だちとなどでは、メールかメッセージが多く、通話することはほとんど無い。
まれに、ランチ時間に合わせて通話し、会話を楽しむこともある。

●仕事の電話は、とことん気配りが必要
最も気を遣い、ミスをしてはならないのが、仕事での電話だ。

最近では、日常の仕事では、メールやメッセンジャーなどでのやり取りがメインという人も多い。

しかし、そうした人でも通話が必要になるケースは仕事ではある。

仕事での電話は、
・会社にかける場合
・担当者の携帯電話にかける場合
というケースで、マナーも変わる。

特に相手の携帯電話に電話をかける場合は、受信する相手の状況がわからないため、より気を遣わなくてはならない。

・用件を正確で、手短に伝えられるよう、電話をかける前に内容を再確認しておく
・電話をかける時間は、営業時間内が基本。昼休みなど休憩が多い時間帯は避ける
・電話をかける前に「今、電話をしていいですか」というメール連絡をとる
・相手に繋がったら「今、お時間よろしいですか」と、最初に相手の都合を確認する
・留守番サービスにつながった場合、簡潔に用件と折り返し希望の有無を伝える

こうした対応は、あくまで基本となる対応例だ。
相手によっては、適切でない場合もある。

その場合は、相手の迷惑、負担とならないように、確認をして、対応することが大切になる。