仕事メール、7割が1日以内に返信ないと遅いと感じる

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 今やビジネスにはなくてはならない必需品「メール」。日本ビジネスメール協会は2日、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2017」を発表した。

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 この実態調査の目的は仕事で使うメールの利用実態を明らかにすること。仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から11年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する調査だ。ビジネスする人に仕事でどのようにメールが利用・活用され、どのような課題があるのか、直面しているメールコミュニケーションの現状を把握するものだ。

 2017年度の調査では、仕事で使用している主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(99.08%)だった。1日の平均通数は送信「12.62通」、受信「39.28通」。仕事のメールを確認する頻度は「1日に10回以上」(47.93%)が最多で、毎日メールを確認するのが一般化しており、役職が高くなるにつれてメール数が増大。仕事でメールの送受信には約半数の人が「パソコン」と「スマートフォン(iPhoneなど)」を併用していた。メールだけではなく、「電話」「会う」というコミュニケーションも重視している人も多かった。

 気になる返信の回答だが、7割を超える人が「1日(24時間)以内」に返信がこないと遅いと感じていた。仕事のできる人は返信が早いという指摘・断言する人もいるが、あなたはどうだろう。

 近年は「テレビ会議」「電話会議」「ウェブ会議」(20.54%)の利用も増加傾向となっている。2016年度は「テレビ会議」に注目が集まっていたが、今年はプライベートでも多くの人が愛用している「LINE」が急上昇。昨年から3.49ポイント増えて19.42%に。使い勝手がよいラインは仕事の効率を向上させるという声も多い。現状、メールが中心だが、仕事で使うコミュニケーション手段は多様化している。10年前にはLINEがなかったように、この先には新しいコミュニケーションツールが誕生しているかもしれない。

 また、自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超え、38.49%の人が過去一年間に仕事でメールの失敗をしたことがあると回答。失敗の多くが、誤字・脱字だった。9割の人が会社でビジネスメールの社員研修を受けていないことが分かった。働き方改革を推進するためにも、メールの業務改善は必須であり、メールを使う全ての人に、今後メール教育は必要となるかもしれない。