自分時間が倍増する「IT神ワザ」13

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現在発売中のプレジデント ウーマン2017年6月号では、「仕事2倍速! ひとりでできる私の働き方革命」と題して、IT化で働き方を変え、仕事の効率をアップする方法をご紹介しています。

本記事では同企画の中から、プレジデント ウーマン読者に教えていただいた、自身の「IT革命」をご紹介します。自分だけ、または仲間と少人数で始めやすいテクニックばかり。参考になるものがあれば、ぜひ取り入れてみてください。

<スケジュール管理>

●Outlookの会社の予定表をエクスポートして、Googleカレンダーに同期。家でも会社の予定を見られるようにしています。急なスケジュール変更にも対処でき、重宝しています。(30代/運輸)

●Googleカレンダーでスタッフのスケジュールを共有。また、スタッフが休暇を取る日をまとめたカレンダーも別に作り、いつ誰が休暇を取るかがわかり、業務効率アップにつながっています。(20代/教育)

<作業時間を短縮>

●社外から社内システムへのリモートアクセスを可能にし、外出先から直帰できるようになりました。(40代/サービス)

●ルーティン作業はExcelでマクロを組んでみんなと共有。チーム全体の効率が上がり残業を減らすことができました。(30代/情報・通信)

●メールをSlackに変えたら、考えながら作成していた長文メールの手間が激減した。リモートワーカーとのやり取りも多かったため、情報共有もスムーズにいくようになった。(20代 情報・通信)

●サイボウズLiveで日々のタスク管理をしています。報告書を作る手間が省け、フォルダを体系的に整理して、欲しいファイルを見つけやすくしています。(20代/サービス)

<遠くにいる人と上手に情報共有>

●Googleライブのフォーム作成を使い、離れている現場社員の意見収集ができた。(30代/不動産)

●仕事ではチャットワークを使っています。過去のメールを探したり、フォルダ分けをしたりする手間もなく使いやすいです。(30代/人材)

●飲み会などは調整さんを使うことで、日程決めが簡単になっています。(30代/情報・通信)

●学校のPTA委員をやる際、集まれない人もいるので、簡単な打ち合わせや書類の確認はLINEで済ませています。(40代/流通・小売)

<データは上手にデジタル化>

●SimpleMind+というマインドマップのアプリを使い、いつでもどこでも仕事の構想などをメモ代わりに記録しています。(40代/金融・証券系)

●健康管理のために導入したアプリFitbitでデータが見える化され、日々の励みになっています。Fitbitは週間記録をメールでくれるのでそれも助かります。(40代/流通・小売)

●名刺をScanSnapでスキャンし、Evernoteで管理しています。名前検索ができ、出先でも調べられるので上司に聞かれたときに便利。(20代/教育)

(おおしま りえ)