情報を「3つのかたまり」で伝えるのが通る資料の鉄則

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3つに絞って伝えれば
相手の記憶に残る

 多くの情報がぎゅうぎゅうに押し込められた資料は、まず読む気になれないでしょう。読み始めてもどこが大事なポイントなのかわからないので、記憶もできません。

 そこでお勧めしたいのが、古今東西共通の黄金ルール。「情報は3点で伝える」という方法です。

 これはあなたもすぐにピンとくるでしょう。色の三原則、日本三大夜景、料理のランクは松竹梅など、みな3点セットで記憶していますね。世界一高い電波塔の東京スカイツリーも3本の脚だけで自立しています。受験勉強などでは多くのことを暗記していきますが、努力しないで無意識のうちに記憶できるのが3つまでです。4つのことを伝えた時点で、人は覚えようと努力しなければ記憶できません。

 全部を伝えたいと10の情報を盛り込むと、相手に届く情報が「0」になってしまう可能性があります。情報量がどれだけ多くても3点で伝えていくことを徹底しましょう。

 そのためには、3つ以外のすべてを捨てるという意味ではありません。多くの情報を3つのグループに整理し直して伝えていくのです。部署が13あっても、蔵書が2万冊あっても、3点で紹介・説明することは可能です。

 具体的には3ステップで3つに絞り込んでいきます。

 まず、性質の似たものを集めて3グループに分けます。次に、そのグループの特徴を考えます。最後に、そのグループのラベルをネーミングしていきます。「赤井、中川、原野…」と47人いる従業員を3つのカテゴリーで紹介するなら、たとえば「営業系、制作系、事務系」という分け方ができます。

 3点に情報が整理されていれば、一瞬で全体を把握できて、覚えやすい。3点で伝えることを守れば、理解されて記憶に残る資料になります。

ビフォー・アフター!
情報は3グループに整理し直す

(毎週火曜日・金曜日に公開予定)