“即決”資料が「見える化」していることとは?

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プレゼン資料の作り方がよくわからない、なかなか結果が出せない。そんな悩みはありませんか? これまで1000件超のプレゼン資料に接してきた天野暢子氏の最新刊『見せれば即決!資料作成術』の中から、相手のOKを引き出すプロのテクニックをご紹介します。

スケジュールの「見える化」で
安心感を与える

 資料には「6W2H」をきちんと押さえておくと、読み手の「イエス」を引き出しやすくなります。中でも必須なのが、前回ご説明したHOW MUCH(いくらで?)と、これからご紹介するWHEN(いつ?)です。

 今日開催の会議資料から、10年後に竣工予定の高速道路の計画書まで、そこには必ず期日が存在します。「いつこれをやる」「いつの時点でこれを完了させる」「いつまでに決めてほしい」と示すものです。

 大型のプロジェクトになればなるほど年月がかかりますが、期日までに無理なく進行・完遂できることを示せなければ、相手は安心してOKを出せませんし、依頼もできません。

 その予定は文章や表組みで示してもいいのですが、より直感的に相手に伝えるためには「ガントチャート」がお勧めです。

 ガントチャートとは横棒を使った工程表で、縦軸に業務の種類や担当部署などをとり、横軸に時間(年月日・時間)をとって、どの業務がいつからいつまでかかると紹介します。

 一覧で直感してもらうのが目的ですから、横棒は面積の広い線や矢印のほうが目に留まります。線の始点で開始、終点で終了を知らせます。項目行だけではなく、線のそばに説明文を添えるとさらに伝わりやすくなります。

 イベントや会合などの予定は開催当日を最終日にしてしまうことが多いですが、そのプロジェクトは閉幕した時点で終わりではありません。片づけや反省会などもあるはずなので、終了後の予定も記しましょう。

 さらに、そのプロジェクトもそこで終わりではありません。たとえ当初は1回だけのイベントだったとしても、本社から支店へ、企業からグループ企業へと展開していくことは可能です。その未来の予定も紹介してあげましょう。

 1年のプロジェクトであれば、12か月の業務を配分した表、そして、向こう数年間の中長期計画(案)の2種類を見せるのです。これでプロジェクト終了後の提案につながります。

ビフォー・アフター!
ガントチャートで予定を「見える化」する

(毎週火曜日・金曜日に公開予定。)