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日本国内で月間6,600万人以上のアクティブユーザー数を誇る「LINE」。2017年2月にリリースされた「LINE WORKS」は、そのビジネス版だ。チャットを軸にしたコミュニケーション環境をビジネスシーンに提供し、業務のスピードアップや効率化を図ることができる。前回の"チャット"機能に続き、今回紹介するのは"グループ"機能。簡単な使い方からビジネスにおける活用方法について紹介したい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドでLINE WORKSの普及に尽力。

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○メーリングリストのチャット版

LINE WORKSにおけるグループ機能は基本的にはLINEと同じだ。3人以上でチャットをしたい場合にグループを作って会話をすることができる。 LINE WORKSでは、会社全体、チーム、組織ごとなど利用の制限がなくグループを作成することが可能。LINE WORKSでは、通常の1対1トークと同様に、参加者を都度招待してトークルームを作ることもできるが、特定のメンバーと継続的にやり取りが発生するなら「グループ機能」を活用すると便利だ。

チームで仕事をすることが基本の会社組織の場合は、1対1よりもグループ機能により複数名でディスカッションすることが多い。メーリングリストのチャット版をイメージするとわかりやすいだろう。 しかし、メールとは異なり、チャットの場合はダイレクトに本題に入れるのが特長。

例えばビジネスメールの場合は、冒頭や文末に「お世話になっております」「お疲れ様です」「よろしくお願いします」など挨拶文を添えるのが慣例的なマナーだが、チャットの場合にはこれらを省略できる。これが送信側にとっても受信者側にとってもコミュニケーションの大幅なスピードアップとなり、最終的には労働生産性の上昇にもつながっていくことになる。

ただし、グループを作成できるのはシステム管理者のみ権限がある。ただ、管理者が許可することで、ユーザーでも作成が可能になる。ぜひ、ユーザー側に作成を許可していただきたい。 現場で臨機応変にグループが作成されコミュニケーションが活発になるだろう。

ちなみに、サテライトオフィスの社内では、プロジェクトごとにLINE WORKSでグループを作成している。さらに、その中でコミュニケーションを密にしたい集団でさらにグループ化し、情報共有などに活用している。

○スタンプ機能が企業風土を変える

メーリングリストなどと違い、LINE WORKSのグループ機能のメリットは、コミュニケーションがよりダイレクトで親密な点。例えば、あるメンバーが新規案件を受注した際に報告があると、スタンプ機能で祝福し、喜びを共有し合うといった光景がサテライトオフィス社ではよく見られるそうだ。何気ないことだが、こうした社員同士のコミュニケーションは会社の風土をよい方向に活性化させる効果がある。

企業の成長を阻害する要因として企業風土は少なからず関わっているものだ。ただ、企業風土は悪い方向へも、よい方向へもじっくりと変わっていくもので、急に変革するのは難しい。しかし、実はちょっとした心遣いや心配りのコミュニケーションによって修復される場合もある。原口社長は「個人的には、LINE WORKSのスタンプ機能は企業風土を変えるトリガーとなりえると考えている」と話す。

以上がLINE WORKSのグループ機能の活用事例とメリットだ。LINE WORKSでグループを作成すると、"ノート"と呼ばれる機能が使えるようになる。次回はこのノート機能について解説していきたい。

○サテライトオフィス

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(神野恵美)