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アップデイティット(update it)は4月25日、次世代型統合文書管理ソフト「crossnote」の新オプション機能として、PDF文書にコピーガードを掛けてWebブラウザから情報共有するための「プロテクテッド・エディション」をリリースした。

同製品は、専用ブラウザやプログラムのインストールが必要なく閲覧できるほか、ダウンロードや印刷をされずに共有できるという特徴がある。企業内の別部門や外部の関係者に秘匿性の高い内部情報を開示するような場合の利用に適している。

利用の流れとしては、システム管理者が閲覧専用ユーザーを登録すると、アクセスURL・ID・パスワードがメールで自動送信され、受け取った閲覧者は対応ブラウザからアクセスすると閲覧できる。

閲覧できるのは、文書作成者が閲覧可に設定したPDF文書のみで、文書単位でアクセスコントロールを行える。対応ブラウザはInternet Explorer、Microsoft Edge、Google Chrome、Safari、Mozilla Firefoxの5種。さらに、使用可能なブラウザを絞ったり、モバイル機器からのアクセスを制限したりといった設定も行える。

コピーガードの機能として、文書内の文字や図形のコピーペーストやデータのダウンロード、画面の印刷を禁止する。一方、キャプチャソフトによるスクリーンショットや、デジカメ・スマホによる写真撮影による流出対策として、文書の各ページに透かしや警告文を挿入することで流出を抑止する。

ベースソフトとなるcrossnoteは、ドキュメンテーション・プロセス全体の効率化を目指し、高度な文書管理基盤をベースに、文書の分割編集、属性管理、スケジューリング、レビューサポート、承認管理、参照・派生管理などの機能を持つドキュメンテーション・プラットフォームだ。

crossnoteは現在、製薬業界における新薬申請業務や自動車のマニュアル作成など、ドキュメンテーションが重要な業務となる分野で使用されている。提供形態はオンプレミス型、クラウド型のいずれでの提供も可能で、プロテクテッド・エディションはcrossnoteへのアドオン(サイトライセンス)として提供する。

価格(税別)は、プロテクテッド・エディションのライセンスの費用が年間50万円から。なお、別途crossnoteの標準ライセンス料金が1ユーザーごとに必要となる。

ユーザー1人当たりのライセンス料金は、プロテクティッド・エディションのユーザーについては年間6000円から。crossnoteのクライアントソフトを使用する文書作成者が年間1万円から(ライト・エディション)。導入設定費、コンサルテーション費用、クラウド運用費などは別途と必要だ。

(山本明日美)