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前回は、「G Suite」が持つ各種機能の中でも、主に「Googleフォーム」経由での情報収集に関する概要を解説した。そこで今回は、より高度な情報収集を実現するアドオンについて紹介していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GSuite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GSuiteの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス
○アドオンでフォーム作成の"あともう少し!"をサポート

前回の概要編で解説した通り、G SuiteのGoogleフォームはアンケートの作成から集計までを一括して行うことができる、企業にとって大変利便性の高いツールだ。しかし、使いやすいが故に慣れてくると"あともう少し!"と細かい部分が気になってくるもの。そんな方にぜひ導入してもらいたいのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・拡張フォーム/アンケート for Google Apps」である。

○柔軟かつ自由なフォーム作成が可能に

サテライトオフィス・拡張フォーム/アンケート for Google Appsは、Googleフォームの拡張版ともいえるアドオンだ。社内向けと一般公開向けの両方に対応しており、フォームに入力されたデータは「Googleスプレッドシート」をはじめ、「Googleサイト」のお知らせページやリストページ、「Googleカレンダー」に自動で反映することができる。また、フォームの入力者に対して、マーケティングの観点から重要な意味を持つ「サンキューメール」が送れるのもポイントのひとつ。サンキューメールの送信時にファイル添付が可能なほか、HTMLメールにも対応している。

フォームの作成に関しては、テキストフィールドやラジオボタンなどGoogleフォームが備える入力方法に加えて、リッチテキストフィールドが利用できるのも特徴だ。これにより、文字サイズや色の変更、太文字をはじめとする各種装飾、画像などが使えるようになる。 さらに、フォームレイアウトHTML作成ビルダー機能が使えるのも大きな魅力といえる。これはHTMLに関する知識がなくても、GUIで簡単に凝ったデザインのフォームが作成できるというもの。キャンペーンなど一般公開用のフォームを作成するには最適な機能だ。

○投稿者・管理者ともに利便性の高い機能を提供

サテライトオフィス・拡張フォーム/アンケート for Google Appsには、ユーザー側の利便性を高める機能も備わっている。フォームへの投稿時に便利なものとしては、投稿の下書きおよび自動保存機能を搭載。投稿された各文書に対する「いいね!」やコメントの付与機能、お気に入り(スター)機能も利用可能になる。また、自分が入力したデータの一覧表示や全文検索機能も便利だ。

また、管理者側の機能が充実しているのも大きな強みといえる。未読/既読管理や回答/未回答の一覧表示、任意の期間を過ぎると自動削除される公開日/終了日指定、投稿可能なメンバー/グループを指定できる投稿者権限管理など、投稿を管理する上で便利な機能を多数搭載。さらに、複数のドメインで利用できるマルチドメイン対応、同じG Suite内で複数の別アンケートシステムを運用できるアプリケーション仮想化機能、拡張フォームやアンケートフォームの雛形テンプレート、自由に印刷レイアウトが作成可能な印刷フォーム設計機能まで用意されているのは嬉しい点だ。

○アイデアしだいでさまざまなシーンに活用できる

こうした多彩な機能により、Googleフォームで「あと一歩足りない!」と感じていた部分を補ってくれるサテライトオフィス・拡張フォーム/アンケート for Google Apps。その活躍の場は広く、たとえば社内向けでは日報や週報の登録フォーム、掲示板フォーム、各部署に対する問い合わせフォーム、名刺/顧客/製品/企業といった各種情報のマスター登録フォーム、施設予約申込みフォームなどまで簡単に実現することが可能。また社外向けでは、情報収集用のアンケートからWebサイトの問い合わせフォームや人材募集ページ、各種キャンペーンの申込みページ、見積り依頼ページなどにも利用可能だ。

このようにサテライトオフィス・拡張フォーム/アンケート for Google Appsは、アイデアしだいでさまざまなシーンに活用できる。まさに"かゆい所に手が届く"アドオンなので、ぜひ使ってみていただきたい。

○サテライトオフィス

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(エースラッシュ)