恥をかかない、誤解されないための「ビジネス敬語30」
ものの言い方ひとつで相手に与える印象はがらりと変わります。もし、「この仕事、今すぐやって」と突然依頼されたら、少々乱暴な印象を受けるかと思います。そんなとき、「お忙しいところ申し訳ないのですが」という一言が添えられていれば、印象はだいぶ和らぎます。
このように、「人を動かして成果を挙げる」ことが求められるビジネスの現場では、コミュニケーションを円滑に行うための「ビジネス敬語」が求められます。お互いに仕事を気持ちよく進めていくためにも、相手が受けとめやすい言葉を選んだ「ビジネス敬語」をうまく使いこなしたいものです。
「ビジネス敬語」で大切なのは、敬語の用法が正しいかどうかよりも、相手の立場に立った「さりげない気配り」と「相手に恥をかかせないこと」を意識した丁寧な表現ができているかどうかです。
敬語の使い方は知っていて当たり前ですが、必要以上に丁寧な言い回しにして意図が伝わりにくくなる場合もあります。あくまでも「シンプル＆ショート」を心がけましょう。書類をやり取りするような依頼、感謝、お詫び、返事など日常的な場面で使いこなせるかどうかで、大きく差がつきます。
上司や先方に依頼するとき
謙虚な姿勢が伝わるよう、丁寧な言い回しで相手に配慮を見せつつ、依頼の内容は明確に伝わるような表現を心がける。
×すぐにご対応ください。
○早急にご善処いただきたく、お願いいたします。
×担当者をご紹介ください。
○●●様にお口添えをいただければ幸いです。
×御社の実績を教えてください。
○御社の実績をご教示ください。
×こちらの事情をわかっていただけませんか？
○なにとぞ事情をご賢察ください。
×お忙しいと思いますが、急ぎでお願いいたします。
○ご多用中とは存じますが、早急にお願いいたします。
×価格の件、お考えいただけますか？
○●●の価格の件、ご一考いただきたく存じます。
×資料が届いたらお読みください。
○資料を添付しますので、ご一読いただけると幸いです。
×見積もりを出してもらえますか？
○お手数かけますが、見積もりを頂戴できますか？
×発表会にどうかお越しください。
○発表会にご臨席くださいますようお願いいたします。
×ぜひ弊社にご注文ください。
○●●がご入り用の際は、ぜひご用命ください。
感謝を述べる・謝るとき
自分自身の気持ちがダイレクトに伝わるような言葉を選ぶことで、気持ちをより相手に届けることができる。
×ありがたく存じます。
○恐悦至極にございます。
×フォローしていただきありがとうございます。
○今回はお力添えいただき、誠に痛み入ります。
×ミスをしたことについてお許しください。
○ご寛恕くださいますようお願い申し上げます。
×力不足で申し訳ありません。
○意を尽くせず、不本意です。
×お仕事をいただきありがとうございます。
○この度はお骨折りくださり誠にありがとうございます。
言いにくいことを伝えるとき
自分が正しいことを言うときこそ注意が必要。相手の立場に理解を示しつつ、逆に提案するような表現を選ぶとよい。
×もう一度考えていただけませんか？
○内容について、再考の余地がありそうですね。
×意味がわかりません。
○事の次第が判然といたしませんので、経緯をお聞かせください。
×二度と失敗しないでください。
○今後このようなことがないよう、十分な注意を喚起する次第です。
×以前の話と違いますが……。
○内容に齟齬があるようですが、こちらの内容で最終決定ですか？
×言わせていただきますが……。
○今後のために、失礼ながら直言させていただきます。
×期限を延ばしていただけませんか？
○ご猶予をいただけるとありがたいのですが……。
×難しいと思うのですが、やっていただけますか？
○お願いするのは忍びないのですが、ご協力いただけないでしょうか？
×値下げをしていただけませんか？
○予算が厳しいので、価格の面でご協力いただけませんか？
×詳細までよく確認してください。
○恐縮なのですが、●●の詳細が不明なので、教えていただけませんか？
×指摘した点がまだ改善されていません。
○確認しましたが、なお一層の善処を求めます。
断るとき
あくまでもビジネス上のやり取りのため、相手の顔をつぶしたり、感情的にならないよう、ビジネスライクに断る理由を説明する。
×値下げはできません。
○価格の引き下げは承服いたしかねます。
×今後の仕事はお願いしないと思います。
○今後の推移次第で、お取引を再検討したいと思っております。
×これでは結果が伴いません。
○このままでは、弊社の立つ瀬がございません。
×お断りします。
○大変申し訳ありませんが、今回は見送らせてください。
×理由は言えませんが、お断りします。
○よんどころない事情があり、今回は断念させてください。
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話し方研究所 代表取締役社長。製薬、金融、サービス、IT関連などの民間企業をはじめ官公庁・各種団体で、コミュニケーションに関する研修・講演を手がけ、研修先は1000以上に及ぶ。著書に『大人なら知っておきたい モノの言い方サクッとノート』など、多数。
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（井上佐保子＝構成）
