MakeUseOf : 何かの事情で1日の時間や1週間の日数が増えない限り、1週間に40時間という労働時間の枠は決まっています。この枠内にやらなければいけないことをすべて詰め込むのは、かなり大変なはずです。限られた時間を賢く管理し、生産性を上げるベストな方法をお探しなら、まずはGoogleが提供している各種ツールを試してみると良いでしょう。

この記事では、Googleのツールを使った効率の良い仕事の進め方を紹介していきますが、ベースになるアイデアの多くは、ほかの生産性ツールでも応用が利くはずです。

1. 「メール対応時間」を決めよう


あなたの役職や職種にもよりますが、仕事時間の多くをビジネスメールへの対応に取られているという人もいるはずです。もちろん、メールの作成や返信も仕事の一部ですが、これに気を取られてほかの仕事に身が入らないというのも困りものです。

例えば、ビジネス書類を作成しているのに、断続的に受信トレイにやってくるメールのせいで、たびたび作業が中断する、といった体験はないでしょうか? そんな状況では、重要な書類の作成があとまわしになりますし、メールが着信するたびに集中力がそがれ、完成までにかかる時間も長くなってしまいます。

そうならないように、毎日時間帯を決めて、メールへの対応はその中で行うようにしてみてください。もちろん、重要度や緊急度の高いメールには最優先で対応すべきですが、あとで返答しても問題ないものなら、そうしたほうが生産性は上がります。


・メール対応時間を設定

Googleカレンダーでは、繰り返し行う項目を登録するリマインダーを作成して、毎日の特定の時間帯を作業のために押さえておくことができます。加えて、ほかの人とカレンダーを共有している場合は、その相手にもこの時間帯を伝えられます。

設定は簡単で、Googleカレンダーから適当な日付と時間枠を選び、予定に名前をつけ、リマインダーとして登録し、頻度を設定して、[作成]をクリックすれば終わりです。


・対応が必要なメールにフラグを立てる

仕事にGmailを使っている人なら、メール対応時間に扱うべきメールを簡単に仕分けできます。簡単なやり方は、要対応のメールを目にしたらフラグを立てておくことでしょう。Gmailにはスターという、さまざまな種類が用意されたフラグ機能があります。

使いたいスターの種類を選択するには、[設定](ギア型のアイコン)、次に[設定]タブをクリックします。[スター]までスクロールしたら、使用したい種類のスターを[未使用]の列から[使用中]の列までドラッグします。これで設定は終了です。あとは、フラグを立てたいメールを目にするたびに、メールの左側にあるスターを、使用したい種類が表示されるまでクリックし続ければOKです。

このように、GoogleカレンダーとGmailの組み合わせで、メール対応時間を簡単に設定し、実施できるはずです。


2. 自分の仕事の予定を周知しよう


前もって仕事の予定を立てておくのは、時間を管理する上で非常に重要なことです。仕事に使える時間をフル活用できるよう、あらかじめ割り振っておくことが肝心です。

Googleカレンダーを使えば、1日、1週間、1カ月、さらには平日1週間といった単位で、スケジュールを簡単に閲覧できます。また、自分の空き時間を周知する便利な機能も用意されています。


・「予約枠」の作成

自分の時間を管理し、スケジュールを同僚に知ってもらうための便利な機能として、Googleカレンダーの「予約枠」があります。ただしこの機能は、職場あるいは学校のアカウントでのみ利用可能なので、その点は気をつけてください。

予約枠は、特定の時間帯を予定として設定するのではなく、面会可能時間を公開し、その時間にほかの人にアポイントを入れてもらうための仕組みです。

例えば、午後1時から4時までは面会可能であれば、Googleカレンダーにアクセスし、以下の手順で予約枠を設定できます:

カレンダーが[日]または[週]ビューになっていることを確認します。面会可能な日時をクリックします。ポップアップ表示されるボックスで、[予約枠]をクリックします。この時間帯に名前をつけ、種類を選んで[作成]をクリックします。さらに詳しい設定が必要な場合は、[作成]ではなく[詳細を編集]をクリックしてください。

もしアカウントの都合で予約枠機能が使えない場合でも、先ほどのメール対応時間を設定した際のように、忙しい時間帯を押さえておくことで、面会可能時間をカレンダーに示すことは可能です。


3. ミーティングの管理を効率化しよう


ミーティングの調整をする機会が多いなら、GoogleドキュメントとGoogleカレンダーを組み合わせる方法で、このプロセスをぐっとスムーズにできます。


・ミーティングの議題と議事録作成

計画や構想、構成などを事前に設けずにミーティングに臨むことほど非生産的な話はありません。ですから、まずはカレンダーで出席の要請を出す際に、ミーティングの議題を添付しておきましょう。ミーティング前には議題書、終了後には議事録になる便利な書類のテンプレートが、Googleドキュメントでもいくつか用意されています。

GoogleドキュメントでGoogleアカウントにサインインしたら、画面上部から[テンプレートギャラリー]をクリックします。画面を下にスクロールしていき、[ビジネス]のカテゴリーを選ぶと、[議事録]関連の3つのテンプレートが目に入るはずです。見た感じはそれぞれ違いますが、どのテンプレートにも、出席者、議題、メモ、やるべき項目といった基本的な要素が揃っています。


・「招待状」の送信

議題を作成したら、次はGoogleカレンダーで出席者に招待状を送りましょう。

Googleカレンダーでミーティングの日時を選び、[予定の詳細を編集]ボタンをクリックします。すると右側に[ゲストを追加]欄が表示されるはずです。ここに出席をお願いする人のメールアドレスを入力すれば招待メールが送信されます。

議題を添付するには、[予定詳細]ボックスの下に表示される[添付ファイルを追加]をクリックしてファイルを選んでください。


4. 「Google Tasks」や「Google Keep」を活用してToDoを管理しよう


「Google Tasks」も簡単なToDo管理には使えますが、「Google Keep」のほうが、使える機能ははるかに豊富です。それに、カレンダー内では、TasksとKeepを簡単に切り替えできます。


・Google Keepへのタスク追加

Google Keepを使えば、作成したメモを簡単にタスクやToDoリストに変換できます。さらに変換後のタスクの管理には、Keepならではの役立つ機能も利用可能です。Keepなら、リマインダーの設定やチェックリストの作成、画像の添付、ドローイングの追加、さらには同僚とのコラボレーションも可能です。

加えて、メモをピン留めして、リストの一番上に表示させておくこともできます。これは優先順位の高いタスクにはぴったりの機能でしょう。さらにはタグや色づけで、簡単にタスクを整理できます。比較的簡単なプロジェクトやタスク管理にGoogle Keepを使った体験がないなら、ぜひ一度試してみてください。


・タスクとリマインダーの切り替え

Googleカレンダーでタスクとリマインダーを切り替えるには、まずは画面が、メインのカレンダー表示になっていることを確認します。左側にある[マイカレンダー]で、[ToDoリスト]の隣の下向き矢印をクリックします。次に[[リマインダー]に切り替える]をクリックしましょう。これでGoogle Keepに設定したすべてのリマインダーがカレンダーに表示されます。

元に戻したい時は、今説明したのと同じステップに従い、最後に[[ToDo リスト]に切り替える]を選べばOKです。これでGoogle Tasksに書いておいたToDoが、これまで通りカレンダーに表示されるはずです。


5. 1週間の予定を前もって計画しておこう


Googleのツールさえあれば、いつでもどこでも簡単に1週間の仕事の予定を計画できます。ソファーでくつろいでいる時や、パティオで休みの日を過ごしている時も、モバイルデバイスを手にとって、必要なGoogleのツールを使えば良いのです。

わざわざコンピューターを立ち上げる必要さえありません。Googleカレンダー、Google Keep、Googleドキュメント、Gmailといった、ここまでご紹介してきたツールには、すべてAndroidおよびiOS版が用意されているからです:


Googleカレンダー Android版(無料)| iOS版(無料)Google Keep Android版(無料) | iOS版(無料)Googleドキュメント Android版(無料) | iOS版(無料)Gmail Android版(無料) | iOS版(無料)


自分のスケジュールを前もって計画し、終わったあとには見直すことで、堅実な仕事の計画が立てられますし、月曜の朝、出勤する前からやるべきことを頭に入れておけるというメリットもあります。


時間の管理に役立つGoogleツールの機能は?


Googleは数多くのサービスを提供していますから、2つ以上のサービスを使いこなしているという人も多いでしょう。

この記事でご紹介してきた時間管理法でもわかるように、複数のアプリを併用することで、生産性はさらに高まるのです。


How to Use Google's Productivity Tools to Maximize Your Time | MakeUseOf

Sandy Stachowiak(原文/訳:長谷 睦/ガリレオ)
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