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○Office 365の予定表は共有可能

Office 365には予定表の機能がありますが、予定表を他のユーザーあるいはグループと共有することができます。チーム内で予定を共有することで、効率の良いチーム作業を実現できます。

○予定表の作成

Office 365のOutlookの予定表は、用途に応じてユーザーが複数の予定表を作成できます。たとえば、プロジェクト用の予定表、社内行事用の予定表、個人用の予定表などを作って、それらの予定表を組み合わせて同時に表示したり、あるいは必要な予定表だけを選択的に表示したりできます。  一般的な利用方法としては、他のユーザーと共有するための予定表は既定の予定表とは別に作成し、自分だけが利用する予定表と他ユーザーと共有する予定表を区別します。

(1)Office 365 Outlookの予定表を開きます。左側に予定表の選択メニューがあります。最初は、「自分の予定表」カテゴリの「予定表」しかありません。

(2)「他の予定表」にマウスを重ねて「+」をクリックし、新規予定表を作成します。予定表に名前を入力してください。以下の画面では例として「地域参加」という名前にしています。

※「自分の予定表」カテゴリに作成した予定表でも、「他の予定表」カテゴリに作成した予定表でも、予定表を他のユーザーと共有することができます。しかし、基本的には、自分だけが使用する予定表は「自分の予定表」カテゴリに、他のユーザーと共有する(他のユーザーに公開する)予定表は、「他の予定表」カテゴリに作成した方がいいでしょう。カテゴリの違いについては、次回の記事で説明します。

○予定の入力

複数の予定表を使い分けるときは、どの予定表に入力するか意識する必要があります。 また、予定表に予定を入力するには、簡易入力と詳細入力の2つの方法があります。まず簡易入力でとりあえず予定を作成し、あとから詳細入力で詳細情報を追加入力あるいは編集することもできます。

(3)簡易入力で予定を入力するには、予定表で予定を作成する日をクリックします。ポップアップウインドウが表示されるので、右上のドロップボタンをクリックして、どの予定表に予定を作成するのか、選択します。

(4)件名や時間などを入力して、「保存」をクリックします。

(5)詳細入力するときは、予定表上部の「新規作成」をクリックするか、予定を作成する日を右クリックして、「新規作成」をクリックします。

(6)予定の入力ウインドウで必要事項を入力し、「予定表に保存」ドロップダウンリストをクリックして、保存先の予定表を選択します。必要な項目に情報を入力したら、左上の「保存」をクリックして保存します。

(7)複数の予定表を表示した予定表ページ。左サイドメニューで、予定表の名前をクリックすると、クリックする度にその予定表を表示したり、非表示にしたり、変更できます。各予定表は色違いで表示されますので、どの予定表に保存された予定なのかわかりやすくなっています。カレンダー上部のタブには、表示中の予定表が表示されます。

※左サイドメニューの予定表名を右クリックすると、ショートカットメニューの「色」メニューで表示色を変更できます。

○予定表を他のユーザーと共有する

予定表を他のユーザーと共有するには、共有相手を選択し、また共有を許可する権限を選択します。

(8)他のユーザーと共有する(あるいは他のユーザーに公開する)予定表の名前を右クリックし、「共有アクセス許可」メニューをクリックします。

(9)共有相手のメールアドレスを入力します。途中まで入力すると入力補完機能が働きますので、共有したいユーザーをクリックして選択します。

(10)ドロップダウンリストから、共有を許可する権限を選択します。予定の有無だけ見せるのか、予定の内容も見せるのか、予定の編集も許可するのか、必要に応じて共有レベルを選択してください。最後に「共有」をクリックします。

(11)複数のユーザーと共有するときは、続けて他のユーザーも入力します。入力を終えたら「完了」をクリックしてください。「完了」をクリックすると、自動的に共有先ユーザーに予定表の共有通知のメールを送信します。

(12)共有設定された相手には、共有通知のメールが届きます。予定表を共有するために、メールの「承諾」をクリックしてください。

(13)共有設定された他ユーザーの予定表を表示できるようになります。

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(岡崎俊彦)