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オレンジアーチは4月6日、産業廃棄物処理業向けの契約書管理を効率化するソリューション「オフィスッキリ for 産業廃棄物処理業」を販売開始したと発表した。

オフィスッキリ for 産業廃棄物処理業は、産業廃棄物処理業社の契約書管理業務を支援するソフトウェアと、契約書作成に必要なデータ整備を支援するサービスを組み合わせたソリューション。

産業廃棄物処理業者は、排出業者から廃棄物を委託される際、マニフェストと契約書を用意している。マニフェストに関しては近年IT化が進み、電子化率も50%程度まで向上する一方、契約書はIT化が大変難しく、未着手の状態になっている。契約書の中には紙でしか存在しない過去の契約書や、排出業者指定形式の契約書が多数含まれていることがあり、産業廃棄物処理業者向けの基幹システムの多くは、契約書のすべてを管理できていなかったという。

一方、契約書作成時には、自社許可証の有効期限や許可番号、許可証の写し、中間処分業者や最終処分業者の許可証写しが必要で、契約書に添付する書類を揃えるのにも長い時間がかかる問題があった。

同製品を使用することで、自社形式、排出業者指定形式、最終処分場指定形式を問わず、契約書を瞬時に探すことができる。また、契約書に関連する見積書、許可証リスト、最終処分場、押印済契約書の置き場所、WDSなどの資料まで探すことが可能になるほか、電子化していない紙契約書の置き場所を探すことも可能だ。

契約書を作る際は、自社許可証の有効期限や許可番号、許可証の写し、中間処分業者や最終処分業者の許可証写しなど、さまざまなデータが必要となる。従来は、契約書の書面を作る事よりも、これらデータを揃える事の方が大変だった。同製品では、これらデータの整備を同社の専門スタッフが代行し、正確な最新データを常に維持する。

また、最終処分場データ、許可証データなどが常に最新状態となっており、必要なデータをすぐに引用できる利点がある。契約書や許可証写しをワンクリックで一緒に印刷することも可能なため、契約書や別紙が短時間で作成できる。

e文書法の改正や、内部統制の強化などにより、文書管理は今後も高度さを増し、担当者の負担が増加するなか、同社では今後も、ITと高度な文書管理を簡略化できる仕組みを提供していくという。

(山本明日美)