仕事の速さはメールで決まる?

写真拡大

「仕事が速い」これは、ビジネスにおいてはひとつの大きな評価基準となります。もちろんそこに「仕事の質」がともなうことが絶対条件ですが、仕事は速いに越したことはありません。

メールに着目

その仕事の速さについて、メールの書き方に着眼点をおいて解説した書籍が平野友朗による「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」(文響社)です。メールの返信、特にビジネスマナーにのっとったメールなんて、どれも一緒ではないか。そういう風に思っている人にこそ、読んでもらいたい一冊です。

内容とタイミングが重要

著者は仕事が速い人のメールの返信には、「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理速度(の削減)」の5つの項目があると分析します。さらに、その内容もさることながらタイミングも重要です。例えば重要な案件のメールは金曜の夕方に送ってはいけません。その社員が単独で処理できないようなものは、上司にうかがいをたてなければいけません。その場合、金曜の夜はもっとも効率が悪いのです。早くても返信は月曜の午前中にずれこんでしまうのです。そうした、相手の事情を考えて、先回りした思考をはたらかせることも、メールの返信には重要であり、仕事の速さへとつながっていくことになります。メールと仕事の速さは実は密接な関係があるのです。