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本連載ではこれまで、「GSuite」のセキュリティ/メール/グループウェア/営業支援/人事活用/モバイル活用/ドキュメントの保存・管理/勤怠管理に関する機能を紹介してきた。そこで今回は、「情報収集」に関する機能やその内容を見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GSuite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GSuiteの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス
○手軽ながら課題も多いWebアンケート

"情報を集める"ことは、企業のあらゆる業務にとって重要な役割を担っている。経営戦略の策定からマーケティング活動、極端なところでは新入社員歓迎会のお店選びに至るまで、いかに情報をスムーズに収集・分析し、活用できるかがポイントとなる。

この情報収集を行う手段自体も数多く存在するが、多人数を対象とした意見の収集などに便利なのが「アンケート」だ。中でもWeb上のフォームを用いたアンケートは、人員を要する街頭アンケートと比べて低コストかつ手軽に実施できるのが特徴。商品改良の参考意見、ブランドイメージの確認、新たなニーズの発掘など、さまざまな用途で使われている。

一方で、Webフォームを作り慣れていない企業ではいくつかの課題が生じてくる。たとえばデザインが事務的になってしまったり、入力結果をExcelで集計する手間が必要になったりと、なかなか思った通りにはいかないものなのだ。世の中には無料のWebアンケート作成ツールも多く存在するが、その場合、今度は使い勝手の悪さや、セキュリティ面が懸念される。そして有料の外部サービスを使おうと思えば、その分だけコストがかかってしまうわけだ。

○アンケートの作成から集計まで一括して行えるGoogle フォーム

GSuiteには、こうしたアンケートの作成から集計までを一括して行える、フォーム作成用の「Googleフォーム」が備わっている。使用に際してHTMLなどの知識は一切必要なく、誰でも簡単にアンケートフォームを作成することが可能だ。 簡単操作ながら設定に関しても充実しており、メールアドレスの収集、回答を1回のみに制限する、進行状況バーの表示、さらには質問に点数を割り当てる自動採点などまで、クリックだけで設定することができる。

そしてもっとも嬉しいのが、アンケートの入力結果を自動集計し、グラフィカルに表示してくれる点だろう。結果をそのまま「Google スプレッドシート」へ出力すれば、データとして加工する際も非常に便利だ。こうして作成したアンケートフォームは、社内外を問わず幅広く利用できる。

このように、Googleフォームは非常に簡単かつ便利な機能だが、使い慣れてくると「もう少しデザインを凝ったものにしたい」「回答者へサンキューメールを送りたい」といった気持ちも生まれてくる。特に社外向けのアンケートフォームであれば、こうした想いは強くなるだろう。

そこでぜひ紹介したいのが、サテライトオフィスが提供しているアンケートフォームに特化したGSuite向けアドオンだ。

次回は、Googleフォームがさらに使いやすくなるアドオンの詳細について解説していこう。

○サテライトオフィス

◆◆ Google 社の GSuite(旧名:Google Apps)導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模〜大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織&グループカレンダー for GSuite」をはじめ、GSuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー 随時開催中!!●●-

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