「金曜/午後4時」の設定が行動力を3倍にする

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■行動力が3倍になる科学的な方法とは?

何かやることを決めても、「時間がなかった」「忘れていた」「忙しくて」、結局実践できないことはよくあります。目標・計画倒れ、3日坊主、後回し……。どなたにも心当たりがあるはずです。

行動力を高めたい!

そう切に願うビジネスパーソンは多いでしょう。さまざまな対策がありますが、今回は、科学的に行動力を3倍に引きあげるコツを紹介します。

モチベーション科学の分野に「条件をつけた計画(If then planning)」という理論があります。コロンビア大学ビジネス・スクール モチベーション・サイエンス・センター共同ディレクターのハイディ・グラント・ハルバーソン氏は『Harvard Business Review』(2015年2月号)の「個人に頼らず組織の目標を達成する法」という記事でその理論について述べています。

「条件をつけた計画」とは何か。

簡単にいうと、「いつやるのか?」「いつまでにやるのか?」という行動するタイミングを明確に決めた計画のことで、それによって脳に行動命令を出すことができ、「忘れていた」などの言い訳を排除しやすいというのです。

例えば、あなたが週次レポートの提出を上司から次のように命令されたとします。部下の立場なら、(1)と(2)のどちらのほうが実践しやすいでしょうか?

(1)毎週、きちんと週次レポートを提出するように!
(2)金曜日の午後4時までに、週次レポートを提出するように!

きっと(2)のほうが行動しやすいのではないでしょうか。それは、「金曜日」「午後4時」という行動条件が付け加えられているからです。行動条件は、脳にある種の緊張感をもたらします。その結果、他の仕事で忙殺されていても、「金曜日の午後4時」という大事な瞬間に気づいて、実行するタイミングを捉えて動くことができるのです。

こうした「条件をつけた計画」によってどんな効果が期待できるのか? 同氏は、次のように語っています。

「条件をつけた計画を作成することで、目標を達成する可能性が約300%高まることが、200件を超える研究結果から明らかになっている」

私たちは実践するタイミングやきっかけをセットしなければ、せっかく「やろう」と心の中で思っていたことも、やりません。だから、「○時に」「朝礼後に」「上司に報告する時に」「会議の説明時に」「メールをする際に」などと行動するタイミングを決める習慣を持つ。それにより仕事のパフォーマンスも飛躍的にアップするのです。

■865人中、8割の目標・計画が「ダメ」な理由

if then planning(いつやるのか、いつまでにやるのか)を決める習慣がついたら、さらに実践力をパワーアップさせましょう。「何をどうする」という次元に落とすのです。私はこれを超行動化と呼んでいます。

習慣化コンサルタントとして企業研修を行ったあとには、参加者の皆さんに「今後の行動プラン」を提出いただいています。ある時、865人分のプランの添削をしてわかったのは、その8割が「曖昧な行動」になっていたことでした。志は高いのですが、残念ながらプランの内容は漠然としていたのです。それでは前に進めません。

8割を占めた「曖昧な行動」の典型例はこのようなものです。
・PDCAをキチンと回す
・部下とのコミュニケーションを増やす

厳しい言い方になりますが、これらは気づきのようなものであって、アクションのプランになっていません。アクションは、脳が具体的な行動命令として受け取れるものでなくてはいけません。

もちろん「PDCAが重要だと思った」という気づきはとても重要です。しかし、脳が命令を受けていない状態(ぼんやりした目標)で仕事の現場に戻ると、結局、「やろうと思っていたけど忘れていた」「忙しくて、やる余裕がなかった」となるのが関の山です。

人間は変化を嫌う動物であり、基本的に本能レベルでは変化に抵抗します。だから、「いつも通り」が一番心地よいのです。だかこそ、新しい目標に向かって何かをしようとする際、脳が言い訳をできないレベルに行動を具体化することが必要なのです。

先ほどの典型例では「PDCAをキチンと回す」というものがありました。PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(振り返り)、ACT(改善)のこと。ここで注意しなければいけないのは、Planの具体性です。計画に沿って、どのように行動するかを決めなければ、実践できません。そこで、次のようにします。

「出社後、PCを開く前に15分、ポストイットにやることを書き出し、1日の作業の優先順位を並べてから仕事を始める」

このレベルになれば、より明確になり行動イメージが湧いてくるでしょう。

■脳は「数字」の命令に従う

もうひとつの曖昧な行動目標「部下とのコミュニケーションを増やす」はどうすればいいでしょうか。

「部下とのコミュニケーションを増やす」だけでは、アクションは行動化されていないため、つかみどころがありません。要は、「何を」「どうする」のか?

脳が行動命令として受け取れるように、具体的なメッセージへ変える必要があります。たとえばこんな感じでしょうか。

・部下1名と10分話をする
・その際、3つの質問をする(「現状の困っていることは?」「今週の重点行動は何か?」「サポートして欲しいことは何か?」)

さらにダメ押しで、いつ、どのタイミングという条件を入れれば完璧です。

・毎朝、朝礼が終わったら、部下1名と10分話をする
・その際、3つの質問をする(「現状の困っていることは?」「今週の重点行動は何か?」「サポートして欲しいことは何か?」)

行動力を高めるためには、「時刻」や「10分」「3つ」などの数字を入れる。さらに「いつ」「何を」「どうする」を決める。そうしたポイントをおさえることで行動実践率はぐんと高まります。慣れないうちは紙に書き出して、デスクに貼っておくといいでしょう。ぜひ試してみてください。

(習慣化コンサルタント 古川武士=文)