MakeUseOf:あなたはどんな方法で時間を最大化していますか? 時間管理アプリの利用、綿密な予定を立ててそれを守る、タスクに優先順位をつける、といったことをすべて実践しているのに、時間を有効活用できていないという人は、やり方を変えたほうがいいかもしれません。

80対20の法則を時間管理術に応用するという方法があります。自分の状況に合わせて調整すれば、理想的な解決策になる可能性があります。

80対20の法則とは?


80対20の法則とは「パレートの法則」とも呼ばれ、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した原理です。イタリアの国土の80%を人口の20%の人々が所有しているという事実に気づいたパレートは、この不均衡について研究を重ね、この傾向がさまざまな分野に当てはまることを発見しました。

50年以上経ってから、ジョセフ・ジュランという品質管理の世界的第一人者がこの考え方をビジネスに応用し「パレートの法則」と名づけました。『Economist』誌のオンライン版はこう解説しています。

ジュランは、この法則を品質管理の例にたとえ、製造不良の大半が、数ある原因のうちのほんの一部に起因していると説明しました。そして「肝心な少数と取るに足らない大多数」という表現を使ったのです。

また、Investopediaはこのような例を挙げています。

売上の80%は全品目の20%が生み出している。会社の収益の80%は、全顧客の20%がもたらしている。 会社の生産量の80%は、全従業員の20%がもたらしている。


パレートの法則が最もよく応用されるのが時間管理です。なぜなら、大半の人が、少数の最重要タスクに重点的に取り組むことをせず、時間内でできるだけ数多くに取り組もうとする傾向にあるからです。

さて、パレートの法則を時間管理に当てはめる場合、持ち時間の20%で成果の80%を生み出す、ということになります。しかし、いったいどうすれば、そんなことが達成できるのでしょう? 以下に、そのための方法を4つ紹介します。


タスクを頻繁に吟味する


成果の80%が、数々の努力のうちの20%によって生み出されるということは、効果の80%がタスクのうちの20%によって生み出されるということです。 つまり、あなたの求める成果の80%を生み出す20%のタスクは何かを特定すればよいのです。

ToDoリストのタスクを検討する際は、以下のことを自問します。

リストにあるすべてのタスクが緊急か?リストにあるタスクは私の担当範囲内か、範囲外か? 特定タイプのタスクに時間をかけすぎていないか?人に任せるべきタスクはないか?すべてのタスクが、全体的成果を生み出すために本当に必要か?


目的が何なのか、常に考える


目的とタスクは結びついていそうなものですが、そうとも限りません。まったく関係ない場合もあるのです。ですから、まず目的を検討した上で、それを達成するためにどんな活動が必要かを考えましょう。目的の80%は、活動の20%で達成されることを念頭においてください。

ここでも、最も多くの目的が達成できそうな、上位20%の活動はどれかを特定すべく、活動の棚卸しをします。以下に例を挙げます。



今日残業をすれば(活動の20%)、リストのこの項目をやり終え、上司を満足させられる上、明日休める(目的の80%)。
今日は、デスクで食べられるサラダをランチに持っていけば(活動の20%)、あの作業に取り組むことができ、締め切りに間に合う上、減量の目標達成にも近づく(目的の80%)。
定例ミーティングを設ければ(活動の20%)、チームの意思疎通が向上し、プロジェクトがうまく運ぶ上、優れたリーダーとして采配を振れる(目的の80%)。


自分のゴールデンタイムを見つける


誰にでも、1日のなかで最も生産性の高い時間帯があります。午前9時から11時が一番調子がよいという人もいれば、午後3時から5時により多くのことがこなせるという人もいます。あなたが最も活発で、集中力が高く、生産的な時間帯はいつでしょう?

自分のプライムタイムを見つけ、その時間に、多くを達成できる上位20%のタスクに取り組みましょう。そうすることで、1日で最も生産性の高い時間を、最大の成果を生むタスクや活動に当てることができます。


仕事の妨げになるものを特定し、排除する


オフィス通勤でも、在宅勤務でも、仕事を邪魔する要因には事欠きません。そうした厄介な中断要因によって、集中力が削がれ、作業が遅れ、生産性全体が下がってしまうのです。

クラウド会計サービスのFreshBooks は、80対20の法則をこんなふうに応用しています。


仕事の妨げの80%は、全要因のうちの20%に起因する。


中断要因を検討し排除するには、まず、上位20%を特定しなければなりません。たとえば、以下のような要因があったとします。

絶え間ないメール電話アポなしの来客のどの渇き、空腹SNSの通知

このようにすべて挙げた上で、最大の妨げとなっているのはどれかを検討します。おそらく、問題の大部分(80%)が、このうちの2つか3つ(20%)に起因しているはずなので、それらを取り除く手立てを講じましょう。たとえば、このような対策が考えられます。

決まった時間にEメールに対応する。緊急以外の電話は留守電に。オフィスの個室(がある場合は)ドアを閉める。飲みものや食べものはあらかじめ手元に用意しておく。仕事中はSNSを見ない。


Use the 80/20 Time Management Rule to Prioritize Your Tasks|MakeUseOf

Sandy Stachowiak(訳:和田美樹)
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