上司が理解できるのは、資料1ページに情報1つが限度

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仕事ができる、できないは、その人がつくった資料を見れば、すぐわかります。話題のビジネス書『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』著者・下地寛也氏に、決裁者の心をつかむ資料のつくりかたを教えていただきます。まず初回は、資料に盛り込む1ページあたりの情報量についてのテクニック。

上司は一度に1つのことしか
理解できない

 資料に盛り込む情報は、少なければ少ないほどいい――。

 情報が少ないほうが、相手が理解しやすいからです。具体的に言えば、伝えるべき情報は「資料1ページにつき、情報を1つに絞る」が基本。

 人は「一度に1つのことしか理解できない」からです。

 1ページに2つ以上の情報があると、読み手は混乱するだけ。だから、1つに絞る。一発OKが出る資料の鉄則と言っていいでしょう。

 具体例をあげましょう。実際に私が見た「残業削減の提案資料」です。その資料には、1ページにじつにたくさんの情報が盛り込まれていました。つまり、非常に理解しづらい資料だったのです。

 具体的には、あるページでは、冒頭に次のようなメッセージから始まっていました。

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